A szerződéskezelés, bár szervezetenként és szállítónként is eltér, három kulcsfontosságú kategóriára összpontosul: tárgyalás, elemzés és hosszú távú kezelés. Most a tárgyalási folyamat részleteire összpontosítunk, alap és haladó szintekre bontva a legfontosabb elemeket.
Tárgyalás: A tollvonáson túl
A tárgyalás nem csak az aláírásról szól. A folyamathoz nélkülözhetetlenek a kulcsfontosságú szerződéskezelési képességek, köztük a sablonizálás, a kollaboráció és az elektronikus aláírás. Ahhoz, hogy a jelenlegi folyamattal szemben valódi különbséget és eredményeket érjünk el, mélyebb és teljesebb megközelítésre van szükség.
Alapelemek
Az alapszint a kiindulópontot jelentő eszközöket és folyamatokat, és a szerződéskötés legfőbb összetevőit foglalja magában. Ezek az elemek megteremtik az alapokat, biztosítják a szerződések egyszerű létrehozását és nyomon követését, és elengedhetetlenek minden tárgyalási platform számára.
- Sablonok – A szerződéssablonok elkészülésének és használatának támogatása létfontosságú; lehetővé kell tenni a beállított paraméterek alapján történő egyszerű tervezetek elkészítését.
- Feltétel-alapú szerződésszerkesztés – Az eszközöknek különböző szabályozási igényekre és iparágakra szabott szerződéses pontokat tartalmazó feltételeket kell tartalmazniuk.
- Változáskövetés – Alapvető fontosságú a szerződésváltozatok közötti módosítások auditálásához és kiemeléséhez.
- Tárgyalás támogatása – Az egyszerű email váltásoktól a kifinomult, mesterséges intelligencia által vezérelt javaslatokat tartalmazó platformokig.
- Elektronikus aláírás integráció – Az olyan eszközök, mint az Adobe vagy a DocuSign használata nélkülözhetetlen.
Haladó elemek
Mélyebbre merülve a kifinomultabb funkciók tengerében, a haladó szint a legmodernebb funkciókat, automatizálást és integrációkat tartalmazza. Ezek az elemek az optimalizált és racionalizált működésre törekvők számára ajánlottak, és az összetett tárgyalási igényeket szolgálják ki, előnyt biztosítva a mai, gyorsan változó beszerzési környezetben.
- Automatikus szerződéstípus és szerződéses pont azonosítás – Lehetővé teszi a szerződéses pontok automatikus kivonatolását, ami létfontosságú a beszállítói dokumentumok esetében.
- Automatikus szerződéses pont javaslatok – Akadnak eszközök, amelyek a földrajzi elhelyezkedés, a beszállítói adatok és a jogszabályok alapján konkrét szerződéses pontokat tudnak javasolni.
- Együttműködés a szerződés-előkészítésben – Előnyös, ha szükség van különböző szakterületek hozzájárulására és együttműködésére.
- Dinamikus sablonok – A modern eszközök előre meghatározott kritériumok alapján automatikusan generálhatnak alapsablonokat.
- MS Office / e-mail integráció – A zökkenőmentes szerkesztés és kommunikáció olyan eszközökkel érhető el, mint a Word és az e-mail.
Dióhéjban:
A szerződéstárgyalások sokkal bonyolultabbak annál, mint szimplán aláíratni egy papírt. A legjobb szerződéskezelő platformok mind az alapvető, mind pedig a fejlett funkciókat biztosítják, előkészítve az utat a zökkenőmentes beszerzési folyamathoz. Ahogy a szerződéskezelés világa fejlődik, úgy biztosítja a beszerzés sikerét ebben a dinamikus környezetben.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: A szerződésmenedzsment döntő szerepe
Következő rész: Eljött a tendereztetés ideje
