A mai felgyorsult üzleti világban sok vállalat ahelyett, hogy egy teljes modulcsomagot részesítene előnyben, inkább több piacvezető termék különböző megoldásait választja egyedi igényeihez. Ezt a döntést gyakran a versenyképesebb ár, a gyors implementáció és az ezen megoldások által kínált egyedi funkciók befolyásolják. Ha azonban már kiválasztottunk néhány ilyen megoldást, felmerül egy fontos kérdés: Hogyan integrálhatjuk ezeket úgy, hogy teljeskörű támogatást biztosítsunk a beszerzéstől fizetésig (S2P) terjedő folyamatainkhoz?
A végső cél a költségek hatékony és eredményes kézben tartása, ami a kérelmek, a kommunikáció, a projektek és a folyamatok hatékony kezelését igényli. Ez a cikk bemutatja, hogyan segíthet az igények kezelése, a projektmenedzsment és a folyamatok összehangolása abban, hogy a vállalati beszerzési folyamatok gördülékenyebbek és hatékonyabbak legyenek.
Az integráció szükségessége
A vállalkozásoknak még a megfelelő megoldások kiválasztása és az alapmodulok bevezetése után is gazdagítaniuk kell adataikat, foglalkozniuk kell a fenntarthatósági és társadalmi felelősségvállalási kérdésekkel, integrálniuk kell a szolgáltatás-menedzsmentet, az eszközkezelést, a logisztikát és az ellátásilánc-menedzsmentet, valamint támogatást kell találniuk az alapmodulok által le nem fedett egyéb funkciókra. Ez szükségessé teszi a kérelmek befogadásának lehetőségét, a projektek irányítását és a megfelelő technológiával támogatott folyamat-összehangolást a kiválasztott modulok vagy megoldáscsomag funkcióinak, illetve az adott helyzet sajátos igényeinek függvényében. Most megvizsgáljuk ezeket a funkciókat és alapvető jellemzőiket.
Beérkező igények kezelése
Ez a funkció arra összpontosít, hogy a szervezeten belül bárki, akinek beszerzési igénye van, igényt tudjon benyújtani, azt nyomon tudja követni, és biztosíthassa annak teljesülését. Ez a folyamat magában foglalja a kérés beszerzési projektté alakítását, amely a következő elengedhetetlen funkciókkal rendelkezik:
- Konfigurálható vállalati beszerzési igény portál: Lehetővé teszi bármely alkalmazott számára, hogy különböző igényekre vonatkozó beszerzési igényeket nyújtson be.
- Igényből projektté alakítás: Lehetővé teszi a beszerző számára, hogy egy kérést beszerzési projektté, szerződéskiegészítéssé, katalógusos beszerzéssé vagy egy folyamatban lévő szerződéssel kapcsolatos megrendeléssé (PO) alakítson át.
- Folyamatok nyomon követése és üzenetküldés: Lehetővé teszi a beszerző számára, hogy a folyamat bármely szakaszában nyomon követhesse az igény státuszát.
Projektmenedzsment
Projektmenedzsment alatt egy projekt irányítását értjük annak legelejétől a legvégéig, függetlenül a szükséges lépések, modulok, jóváhagyások, kötelezettségek és mérföldkövek számától. Ez magában foglalja az alábbiakat:
- Általános projektmenedzsment funkciók: Beszerzési fázisok, mérföldkövek, feladatok, felelősök, kötelezettségek létrehozása és az előrehaladás nyomon követése a projekt teljes ideje alatt.
- Linkek a megfelelő modulokhoz: A megfelelő eszközzel történő integráció a folyamat minden egyes lépésekor.
- Konfigurálható jóváhagyási folyamatok: Jóváhagyások, teljesítendő mérföldkövek, és a megfelelő minőség-ellenőrzés biztosítása a projektek továbblépésének engedélyezése előtt.
Folyamatok összehangolása
A folyamatok összehangolása magában foglalja a szükséges számú modul integrálását egy konfigurálható munkafolyamatba, amely megfelel a szervezet egyedi folyamatainak. Ennek részei:
- Egyszerű, önkiszolgáló modulintegráció: Lehetővé teszi a beszerzők számára, hogy kiválasszák a támogatott alkalmazásokat, beírják a licenckódokat, és automatikusan kapcsolódjanak az irányítást végző eszközzel.
- Alacsony kódigényű integráció: Lehetővé teszi, hogy a beszerzők gyorsan beállíthassák az API-t, kezelhessék az adatokat, és új modulokat integrálhassanak a fő munkafolyamatokba.
- Folyamatok automatizálása: A megfelelő folyamatok támogatása a különböző S2P‑projektekhez, amelyeket a beszerzési szervezetnek el kell végeznie.
Végsősoron a zökkenőmentes S2P-folyamatokhoz vezető út több, mint a piacvezető megoldások kiválasztása vagy egy csomag alapvető moduljainak bevezetése. Az átfogó és hatékony költséggazdálkodás biztosítása érdekében a különböző egyéb lehetőségek, mint a beérkező igények kezelése, a projektmenedzsment és a folyamatszervezés aprólékos integrációját követeli meg. Ezeknek az alapvető feltételeknek a megértésével és végrehajtásával a szervezetek magasabb szintre emelhetik vállalati beszerzési tevékenységeiket, és optimalizálhatják befektetéseik megtérülését.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Az S2P-stratégia maximális kihasználása
Következő rész: Az igénykezelés részletei
