A beszerzési és tendereztetési technológiák alapjai már több mint két évtizede ismeretesek, ezért meglepő és egyben kissé aggasztó, hogy sok szervezet még mindig nem alkalmaz holisztikus megközelítést a forrástól a fizetésig (S2P) tartó folyamatra. Az infláció újbóli felerősödése és a világjárványból eredő tartós gazdasági kihívások eredményeképpen a vállalkozások számára elengedhetetlenné vált, hogy újragondolják beszerzési stratégiáikat és az azokat alátámasztó technológiát.
A kihívások megértése
A modern beszerzési folyamatok kialakításához nem elegendő egy gyors technológiai frissítés. Az azonnali átállást rengeteg kihívás akadályozza meg:
- Adatfüggőség: A modern rendszereknek tiszta és rendezett adatokra van szükségük, ezek pedig nem minden szervezet számára érhetők el azonnal.
- Felhasználók képzése: Egy új alkalmazás bevezetése a felhasználók megfelelő képzése nélkül kaotikus eredménnyel járhat.
- Azonnali megtérülés: A jelentős licencköltségek miatt már a kezdetektől fogva látható értékre van szükség.
- Felhasználói elfogadás: A felhasználóknak meggyőző előnyöket kell tapasztalniuk a rendszer hosszú távú használatához.
A kiindulópont: az e‑beszerzés
A logikus megoldás az alapok lefektetésére az e‑beszerzés. Mi következik azonban az e‑beszerzés után? A szerződéskezelés, a kiadáselemzés, a stratégiai beszerzés és a beszállítói menedzsment mellett mind-mind meggyőző érvek szólnak. Alaposan átgondolva a problémát, a kiadáselemzés lett a befutó. Hogy miért? Mert páratlan funkciókat nyújt a lehetőségek feltárására és a legmegfelelőbb megoldással való összehangolására.
A sikerhez vezető út
A költéselemzés után a választás egyértelmű volt: szállítómenedzsment. Mivel az e‑beszerzés rögzíti a kiadási adatokat, a beszállítói menedzsment kifejezetten jelentőssé válik. A beszállítói interakciók az üzleti tevékenységektől függetlenül minden cég életében fontos szerepet játszanak, ez pedig hatékony menedzsmentet tesz szükségessé.
A következő lépés a szerződéskezelés. A nagy lehetőségek azonosításának potenciális hiánya ellenére a szerződéskezelés jelentősége tagadhatatlan. Könnyen hozzáférhető és nyomon követhető, betartatható szerződések nélkül a várt megtakarítások távoli álmok csupán. Továbbá, fejlett szerződés-életciklus-kezelő (Contract Lifecycle Mamagement, CLM) rendszer nélkül a szervezetek nem veszik észre a szerződések kritikus részleteit, amelyek akár a bevételeket és a megfelelőséget is kockáztathatják.
Stratégiai beszerzésre készen
A kiadáselemzés, a beszállítói menedzsment és a szerződéskezelés által képzett szilárd alap segítségével adottak a stratégiai beszerzéshez szükséges feltételek. Bár a számlafeldolgozás okozhat kihívásokat, a számlák és a beszerzési megrendelések (PO‑k) összevetésének képessége biztosítja, hogy a vállalkozások ne költsenek túl sokat. Ha egyetlen számla feldolgozása 30 dollárba kerül is, az elhanyagolható a jelentős megtakarítást biztosító szerződésekkel szemben.
Korábban a stratégiai beszerzéssel azonosított megtakarítások jelentős része a nem megfelelő infrastruktúra miatt kihasználatlanul maradt. Az azonosított megtakarítások megvalósításához elengedhetetlen, hogy a stratégiai beszerzés elindítása előtt robusztus S2P-támogatási rendszer kerüljön bevezetésre. Ez nemcsak a megtakarítások megvalósulását biztosítja, hanem a felesleges költségek kiiktatásával a kiadások optimalizálását is.
A tendereztetés dualitása: ORA et labora
A tendereztetés a munka ("labora") és a megtérülés reménye ("ora") közötti kényes egyensúlyt jelenti. Szerencsére három hatékony eszköz is rendelkezésre áll, hogy végigvezessenek bennünket ezen a folyamaton:
- Optimalizálás: A folyamatok racionalizálása maximalizálja a hatékonyságot.
- RFX: Az információkérés és a szakmai vagy pénzügyi ajánlatkérés strukturált információgyűjtési módszerként szolgál.
- Aukció: A dinamikus árképzési stratégia biztosítja a legjobb ár-érték arányú beszerzést.
Ahogy a vállalkozások az S2P-bevezetés összetett folyamatában haladnak előre, elengedhetetlen strukturáltan, lépésről lépésre megközelíteni a problémát. Az egyes bevezetési szakaszok bonyolultságának és a végrehajtásuk sorrendjének átgondolásával és megértésével a vállalatok valóban kiaknázhatják a modern beszerzés erejét, biztosítva a megtakarításokat és az értékteremtést.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Szerződésmenedzsment: Tárgyalási alapeszközök
Következő rész: Az S2P-stratégia maximális kihasználása
