A Budapesti Közlekedési Központ (BKK) Magyarország egyik legnagyobb és legösszetettebb szervezete, amely napi szinten számos beszerzési és adminisztratív folyamatot menedzsel. A vállalat hosszú évek óta használ Fluenta megoldásokat, és a Fluenta Workflow bevezetése jelentős változást hozott működésükben.
A Kihívás: Több ezer folyamat hatékony kezelése
A BKK évente mintegy 2000 vállalati folyamatot kezel, beleértve:
- Beszerzési és közbeszerzési eljárásokat
- Keretszerződésből történő lehívásokat
- Szerződésmódosításokat és szerződéses opciók érvényesítését
A feladatok komplexitásából, összetettségéből eredően jött a ráébredés, hogy hagyományos, manuális megoldásokkal ezeket már nem lehet hatékonyan kezelni, ezek ugyanis időigényesek , valamint nagy adminisztratív teherrel- és ebből eredő kockázatokkal járnak, amik elhúzódó döntéshozatali folyamatot és átláthatatlan jóváhagyási láncot eredményezhetnek. A BKK választása ehelyett egy olyan digitális megoldás volt, amely automatizálja a folyamataikat, átláthatóbbá teszi a jóváhagyási rendszert és csökkenti az adminisztrációs terheket.
Ez a megoldás a Fluenta Workflow bevezetése
A Fluenta Workflow segítségével a BKK minden üzleti folyamatát digitalizálni és automatizálni tudja. Az egyik legfontosabb újítás az előkonfigurált jóváhagyási láncok kialakítása volt, ami lehetővé teszi a szervezet számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban hozzon döntéseket.
A rendszer biztosítja:
✅ Dinamikusan épített jóváhagyási láncokat, amelyeket a BKK saját maga vagy szükség esetén a Fluenta szakemberei konfigurálnak.
✅ Egységesített beszerzési folyamatokat, amelyeken keresztül a közbeszerzési eljárás előkészítése és a szerződéskezelés hatékonyabban zajlik.
✅ Automatizált értesítéseket és nyomon követést, amely csökkenti az emberi hibák esélyét és biztosítja az átláthatóságot.
Megoldás: Rövidebb folyamatok, nagyobb hatékonyság
A Fluenta Workflow bevezetése után a BKK jelentős előnyöket tapasztalt:
- Gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatal a dinamikusan épített jóváhagyási láncoknak köszönhetően
- Átláthatóbb folyamatok, amelyek könnyen nyomon követhetők
- Kevesebb manuális adminisztráció, amely csökkenti az erőforrásigényt
„Tapasztalataink rendkívül pozitívak. Ennek köszönhetően hatékonyabbak lettünk, folyamataink pedig lényegesen rövidebbek és átláthatóbbak lettek.” – Horváth Ferenc, Beszerzésstratégia vezető, Budapesti Közlekedési Központ
Eredmények
A Fluenta Workflow sikeresen segítette a BKK-t a komplex és időigényes vállalati folyamatok kezelésében, lehetővé téve számukra, hogy rugalmasabb, gyorsabb és hatékonyabb döntéshozatali rendszert építsenek ki. A rendszer megkönnyítette az adminisztrációt, és egyértelmű előnyt jelentett a szervezet számára mind idő-, mind költséghatékonyság szempontjából.
Szeretné Ön is optimalizálni vállalata folyamatait? Tudjon meg többet a Fluenta Workflow-ról, és tapasztalja meg az automatizáció előnyeit!
