A beszerzés és beszállítás dinamikus világában a szakemberek számos kihívással találják szemben magukat: a kérések feldolgozásával, a beszerzési projektek irányításával és a technológiaalapú folyamatok hatékony összehangolásával. A valódi kihívás? Egy olyan platform megtalálása, amely minden igényt átfogóan kielégít.
Az igénykezelési folyamat kulcsfontosságú eleme ennek az összetett problémának. Minden az igénylés helyes értelmezésével kezdődik, ami magában foglalja az igénylő és a beszerző – a két fő érdekelt fél – szükségleteinek kiegyensúlyozását.
Lássuk, hogyan néznek ki ezek a különböző szükségletek:
Az igénylő számára
- Beszerzési igények gyűjtőhelye: Elengedhetetlen egy felhasználóbarát, online portál, ahol megadható és összegyűjthető minden olyan információ, amely a beszerző számára szükséges lehet, a tágabb beszerzési kategóriáktól a költségvetési kiosztásig.
- Folyamat nyomon követése: Az átlátható beszerzési folyamat megkönnyíti az elszámolást és lehetővé teszi, hogy az érdekeltek valós időben nyomon követhessék igényeik státuszát.
- Aszinkron üzenetküldés: Egy hatékony platform lehetővé teszi a folyamatos kommunikációt az igénylő és a beszerző között, megkönnyítve a gyors válaszadást és az esetleges kérdések tisztázását.
- S2P platform-integráció: A beszerzési folyamat zökkenőmentes integrációjára a folyamat minden szakaszában szükség van, a stratégiai beszerzések tervezésétől a költéselemzésig.
- Költségvetés-figyelés: Az igénylőknek ismerniük kell a költségvetésből rendelkezésre álló összeget, mielőtt igényt nyújtanak be.
- Értesítés: Az időszerű figyelmeztetések elengedhetetlenek a zökkenőmentes beszerzési folyamat érdekében.
A beszerző számára
- Igénytől a beszerzési folyamatig: Az igénylés beérkezése és a beszerzési projekt elindítása közötti átmenetnek zökkenőmentesnek kell lennie, lehetővé téve az egyszerű kategorizálást (pl.: stratégiai beszerzés vagy katalógusos beszerzés).
- Beszerzési/beszállítási folyamatok meghatározása: A platformnak lehetővé kell tennie a munkafolyamatok testre szabását minden egyes termék- és szolgáltatáskategória esetén.
- Integrált jóváhagyási folyamat: Ahogy a beszerzési költségek nőnek, úgy fokozódik az ellenőrzés és az átlátható jóváhagyási folyamatok fontossága is.
- Projektmenedzsment-integráció: A platformnak vagy erős beépített projektmenedzsment funkciókkal kell rendelkeznie, vagy könnyű integrációt kell biztosítania egy dedikált projektmenedzsment rendszerrel.
- Szabályzatok nyomon követése: A szabályzatok és irányelvek betartása biztosítja a beszerzési folyamatok egységességét, ezért elengedhetetlen, hogy azok mind a beszerzők, mind az igénylők számára könnyen hozzáférhetők legyenek egy központi felületen.
- Értesítés: Ahogy az igénylőknek, a beszerzőknek is azonnali figyelmeztetéseket kell kapniuk a változásokról.
Bár a fenti funkciók könnyen hasznosítható alapot képeznek, egy kiváló igénykezelési modulnak még ennél is többet kell nyújtania. Ahogy a beszerzési iparág fejlődik, a szakemberek számára elengedhetetlen, hogy olyan technológiát alkalmazzanak, amely nem csak kielégíti, hanem előre is látja igényeiket.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Zökkenőmentes S2P folyamatok kialakítása
