Az inflációval és a világjárvány miatti csökkenő eladásokkal szembenézve a szervezeteknek ma erőteljes beszerzési technológiafejlesztésre van szükségük. Bár mindenki más véleményen van arról, hogy hol kezdje ezt a megújítást, egy dolog egyértelmű: egyszerre nem lehet bevezetni egy teljeskörű Source‑to‑Pay (S2P) megoldást. A kérdés tehát továbbra is fennáll: hol kezdjük el?
Azt gondolhatnánk, hogy a stratégiai beszerzés lenne a természetes kiindulópont. Ez határozza meg, hogy a cégnek mire van szüksége, ki fogja ezt beszállítani, milyen áron, és honnan. Emellett segít teljesíteni az alapvető követelményeket, gyorsan azonosítani az értéket, és viszonylag könnyen átlátható és megérthető a beszerzési vezetők számára. Mégis, bár a stratégiai beszerzés optimális első lépésnek tűnhet, mégsem az.
Ellentétben azzal, amit sok szakértő tanácsol, a legjobb az e‑beszerzéssel kezdeni. Lássuk, miért:
- Az érték realizálása: A beszerzés célja nem csupán az érték felismerése, hanem annak realizálása. A stratégiai beszerzés azonosíthatja a potenciális értéket, de az e‑beszerzés kelti ezt az értéket életre, biztosítva, hogy a szervezetek a termékekért és szolgáltatásokért szerződéses árakat fizessenek.
- Széleskörű kihasználhatóság: Míg a stratégiai beszerzés gyakran a nagy összegű vagy stratégiai kategóriákat célozza meg, az e‑beszerzés minden beszerzésre alkalmazható, nem csak a szerződésen alapulókra. Ez segít az összes kiadási kategória kezelésében és ellenőrzésében, csökkentve a túlköltést.
Az e‑beszerzés már a bevezetés napján ellenőrzés alá vonja az ellenőrizetlen kiadásokat, így a beszerzők arra összpontosíthatnak, hogy a nagy összegű megrendelésekben csak jóváhagyott, szükséges termékek/szolgáltatások szerepeljenek, jóváhagyott árakon. Ez 30‑40%‑os javulást eredményezhet a megtakarítások realizálásában. A kulcs az, hogy először az e‑beszerzést hozzuk működésbe, és ezután térjünk át a stratégiai beszerzésre és a fejlett analitikára. Az e‑beszerzés üzembe helyezése kezdi meg a stratégiai beszerzési platform beüzemelését.
Ez azonban nem ássa alá más elemek, például a költéselemzés, a beszállítói kapcsolatkezelés és a szerződéses életciklus-kezelés (Contract Lifecycle Management) fontosságát. Fontos megérteni, hogy bár ezek a tényezők óriási jelentőséggel bírnak, nem helyettesítik az e‑beszerzés központi szerepének szükségességét a beszerzési tevékenységek között.
Összefoglalva, minden szervezetnek más-más igényei vannak, de egy dolog állandó: az e‑beszerzésnek kell lennie az első lépésnek az úton egy teljes Source-to-Pay megoldás felé, hacsak nem rendelkezünk egy jó e‑beszerzési rendszerrel már az út elején. Innen léphetünk tovább a szervezet legnagyobb igényeinek kielégítésére, és így indíthatjuk el hatékonyan a teljes Source‑to‑Pay rendszer bevezetését.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Az első lépés kiválasztása
Következő rész: Az e‑beszerzés alapfunkciói
