Hogyan működik a beszerzés 2023-ban? Milyen problémákkal találkoznak napi szinten a beszerzésben dolgozók? Nemes Henriettával, az Audax Renewables Kft. beszerzőjével készült interjúnk második felében a beszerzők mindennapi nehézségeiről és a megváltozott világpiaci helyzet okozta kihívásokról beszélgettünk.
Az interjú első felét itt érheti el.
Milyen beszerzési célokat tűztetek ki a tavalyi és az idei évre? Ti az energiaszektorban dolgoztok, a jelenlegi válság hogyan befolyásolja a munkátokat?
Nemes Henrietta: Szerintem minden beszerzési szervezet érzi magán, hogy az energiaválság és a háború hogyan befolyásolja a piaci dinamikát és az árakat. Most átlagosan elmondható, hogy senki nem akar 3-5 évre szerződni, mert nem tudja, mit hoz a jövő. Én magam is érzem, hogy a lehető legrosszabb időpontban lettem beszerző (nevet-szerk.), hiszen hatalmas kihívásokkal kell szembenéznünk.
A mi szervezetünk tavalyi célja az volt, hogy váljunk le az E.ON-ról, és induljunk el a saját utunkon. Nagyon nehéz volt, hogy nem voltak múltbeli adataink és már az sem ment egyszerűen, hogy a saját szerződéses állományunkhoz hozzáférjünk. 2022-ben arra koncentráltunk, hogy összegyűjtsük és felmérjük, hogy mink van. Úgy érzem, hogy még az adatgyűjtési fázisban vagyunk, mivel nincs mihez viszonyítanunk, éppen ezért a 2023-as terveink között részemről az szerepel, hogy mindenki egy felületen keresztül rendeljen. Így már az első negyedévben lesznek adataink, hogy mire mennyit költünk, mik a fontosabb szerződéseink, hol kell esetleg belenyúlni a folyamatokba. Kategorizálni szeretnénk, hogy kik a stratégiai beszállítóink és kik azok, akiket könnyen tudunk helyettesíteni egy esetleges áremelés során.
Nagyon fontos szerintem, hogy a beszerzésünk átgondolt legyen, hiszen a piacon is azt látom, hogy a jelenlegi helyzetben alkudni nagyon nehéz. Ez persze érthető, de pont ebben van a beszerzés szerepe, hogy a kontrollt megfelelően alkalmazza. Én nem hiszek abban, hogy például az irodaszer költségén spóroljunk, inkább próbálunk a beszállítóinkkal együttműködni, kontrollt gyakorolni és a szerződéses időszakokat kézben tartani, vagy akár újratárgyalni az árakat.
A külpolitikai tényezők mennyiben befolyásolták a munkátokat? Milyen nehézségekkel kell most szembenéznetek?
N.H.: A beszerzők most nincsenek jó helyzetben, hiszen van igénylői és szállítói nyomás is, amik között lavírozni kell. Az igénylői oldalról meg akarják kapni a termékeket, szolgáltatásokat, miközben a szállítók árat akarnak emelni, az emelt áraknak viszont a menedzsment nem örül. A beszerzőknek pedig a három igény között kell megtalálni az egyensúlyt és törekedni arra, hogy mindenki – de leginkább a beszerző saját szervezete – a legjobban járjon.
A másik dolog, ami nehézséget jelent most, az a szállítási idők bizonytalansága, és az, hogy például egy tendert mennyivel korábban kell kiírni ahhoz, hogy időben teljesüljön a beszerzés.
A kollégákkal is meg kell értetnünk, hogy a jelenlegi helyzetben nem működik az, hogy egy héten belül beszerezzünk nekik bármit. Ezért a saját szervezetünkben is be kellett vezetni erre egy pontos eljárásrendet. Meg kellett értetni a kollégákkal, hogy fontos, hogy ők is előre tervezzenek és ésszerű határidőket adjanak meg.
Érzitek azt, hogy most a beszállítók vannak jobb pozícióban, ők diktálják az iramot és az árakat?
N.H.: Abszolút! Az ügyvezető igazgatónkkal is arról beszélgettük, hogy ez most egy egyértelmű piaci trend: amúgy is van egy nagyjából 20%-os infláció, ami miatt eleve mindenki árat emel, ez pedig jó hivatkozási alap most a beszállítóknak.
Egyértelmű, hogy most annak a korát éljük, hogy a beszállítók megtehetik, hogy nem csak 20, hanem 25-30%-ot is emeljenek akár. Erre válaszul mi például aukciót tudunk kiírni, hogy mérsékeljük az árakat, aminek köszönhetően tényleg sokszor tapasztaljuk azt, hogy azért tudnak engedni az árakból.
Ilyen esetekben még az jelenthet nagy segítséget, ha alaptermékről van szó, amit esetleg más beszállítótól is be tudunk szerezni. A problémát azok jelenthetik, akik egyedi szolgáltatásokat, termékeket szállítanak.
Ha már a megtakarításoknál tartunk, hogy érzékelitek, ebben a változékony időszakban mik azok a területek, ahol cégen belül lehet spórolni? Mikről könnyebb esetleg lemondani?
N.H.: Én magamban már meghatároztam egy-két dolgot, amin lehetne. Természetesen vannak olyan megszokott, jóléti cikkek, amikről nem szívesen mondanának le a kollégák. Ezt tiszteletben kell tartani, hiszen az a célunk, hogy továbbra is jól érezzék magukat a cégnél.
Amik nálunk jelenleg nagy költségeket elvisznek, azok a fejlesztések. Ezekre szükségünk van, nem tudunk róluk lemondani, ugyanakkor nem árt folyamatosan figyelni, hogy valóban minden előfizetés igazán szükséges-e. Volt az átgondolatlan beszerzésre negatív példa: beszereztek egy rendszert, amiről kiderült, hogy valójában nem megfelelően szolgálja az igényeinket és nem is hasznos számunkra.
Pont ezek elkerülése végett igyekszünk leülni és átbeszélni az adott szervezetek vezetőivel, hogy inkább engedjünk el akár egy minimális pénzügyi bukóval is olyan rendszereket, amelyek hosszútávon nem hasznosak, és fektessünk be anyagilag olyanokba, amelyek valóban megfelelnek azoknak az igényeknek, amelyeket elvárunk tőlük.
Ehhez szükséges az előre tervezés, a tenderek, hogy ne ugorjunk bele olyan szerződésekbe, amik nincsenek rendesen körbejárva, hiszen ezzel megelőzhetőek a felesleges költések.
Hogy érzed, mik most a legnagyobb kihívások hazai szinten a beszerzésben?
N.H.: A legnehezebb az, hogy egyik válságból esünk a másikba. Nem gondoltuk volna, hogy három ennyire nehéz év jön majd egymás után. Amint kilábaltunk a Covid-hullámból, még észhez sem tért a gazdaság, de már jött a háború, az energiaválság és az infláció is elképesztő.
Mi energiakereskedő cégként például a Covid idején átéltük azt, hogy sok ügyfelünk hivatkozott vis- maior helyzetre, és ugyanezt beszállítói oldalról is megkaptuk.
A beszerzés szempontjából a legaggasztóbb, hogy meddig gyűrűzik az infláció, a megnövekedett rezsiárak, és hogy ezek hogyan épülnek be a szerződésekbe és az árazásokba. A legfájóbb, hogy nem tudunk hosszútávú szerződésekben gondolkodni, és hogy folyamatosan emelik az áraikat a szállítók, amit nagyon nehéz lekövetni.
A jelenlegi beszerzési trendekről mit gondolsz?
N.H.: Azt látom, hogy már nem elég csak elektronikus útra terelni minden folyamatot, hanem a robotizáció, az automatizáció is egyre nagyobb hangsúlyt kap. Én is folyamatosan kutatom, hogy a mi beszerzésünkben mikor tudunk eljutni oda, hogy teljesen automatizált folyamataink legyenek. Azt sem zárom ki, hogy - bár mi nem termelő cég vagyunk - akár pár év múlva a robotizációt is megvalósíthatjuk majd valamelyik munkafolyamatunknál.
Természetesen még nem tartunk itt, de nagyon bízom benne, hogy az Audax elér egy akkora növekedést, ahol ezeknek a folyamatoknak lesz helye.
Nemes Henriettával készült interjúnk első része ide kattintva érhető el.
