A 2022-es évben a sikeres együttműködésnek köszönhetően az Audax Renewables Kft. teljes beszerzési folyamatrendszerét sikerült megreformálni a Fluenta modulok segítségével. A hatalmas átalakulásról, a folyamatokkal járó kihívásokról és sikerekről Nemes Henriettával, az Audax Renewables Kft. beszerzőjével beszélgettünk, aki a projekt vezetőjeként aktívan részt vett a munkában.
Mik voltak azok a problémák, melyekre megoldást kerestek, és amikben úgy érezték, a Fluenta nyújthat segítséget?
Nemes Henrietta: Amikor az E.ON Hungária Zrt. értékesítette az Energiakereskedelmi Kft.-t, teljesen átalakult a szervezetünk, a korábbiakhoz képest egy sokkal kisebb cég lettünk. A szétválás után voltak olyan szolgáltatásaink, amiket az E.ON-os TSA (Transitional Services Agreement - átmeneti szolgáltatási megállapodás) keretein belül kaptunk, például a HR, a pénzügy és a beszerzés.
Ezekről azonban mindenképpen le kellett válnunk, erre kaptunk is egy konkrét céldátumot, ami 2022 szeptemberére szólt. Időközben azonban elkezdtük bevezetni a Fluentát és ennek köszönhetően végül sikerült hamarabb meglépnünk a szétválást.
A 2022-es évben az volt a célunk, hogy bevezessünk egy olyan átfogó beszerzési rendszert, amiben az általunk kialakított folyamatok futnak, a mi beszerzőink dolgoznak benne, a saját igényeink alapján. A legfontosabb szempont az volt, hogy tudja azokat a funkciókat, amit az SAP is. Végül mindazt, amit kerestünk, a Fluentában meg is találtuk, aminek azóta is nagyon örülünk.
Tehát a kiválás és a spanyol anyavállalathoz kerülés segítette elő azt, hogy saját beszerzésük legyen?
N.H.: Igen, abszolút. Ez egy jó lehetőség volt a folyamataink újragondolására. Abban biztosak voltunk, hogy nem a korábbiak szerint szeretnénk működni, hanem abszolút magunkra, a saját igényeinkre szerettük volna szabni a beszerzési eljárásainkat. Éreztük az elején, amikor még a meglévő folyamataink szerint dolgoztunk, hogy már nem egy olyan méretű cég vagyunk, mint korábban; sok folyamat feleslegessé vált, nem volt értelme ezen az úton tovább haladni, ráadásul egy kisebb cég esetén a túlszabályozottság sem feltétlen előnyös. Szerettük volna, ha ránk van méretezve minden, a mi szervezeti felépítésünket követi le, ennek érdekében újragondoltuk a folyamatainkat. Kiemelném, hogy a spanyol anyacégünktől ehhez abszolút szabad kezet is kaptunk, ami nagyon nagy könnyebbséget jelentett.
A kiválasztás során több céget is megversenyeztettek?
N.H.: Természetesen más cégeket is megkerestünk. Mindenhol abba a problémába ütköztünk, hogy bizonyos funkciókat meg tudott volna a termékük oldani számunkra, de egy pont után ismét az SAP-t kellett volna használni, amit a beszerzési eljárásainkban szerettünk volna kiváltani. Egyébként az is nagyon csábító volt számunkra a Fluentában, hogy képes az interfész-megoldásokra, és amennyiben szükségét érezzük, össze tudjuk kapcsolni a rendszert az SAP-val, hiszen a könyvelésünk még azt használja.
Mik azok az új folyamatok, amiket a Fluenta magával hozott?
N.H.: Átalakítottuk a beszerzésünket, hogy a mostani, kisebb szervezetünkre legyen szabva. Azt szerettük volna, hogy onnan induljanak az igénylések, ahol az igények felmerülnek. Újra meghatároztuk azt, hogy ki, meddig és mit hagyhat jóvá, hol vannak a döntési pontok, hol szükséges akár a CEO bevonása is, mert akkora volumenű költésről van szó.
Így sikerült elérnünk azt is, hogy kisebb beszerzési eljárások esetén például tehermentesítsük a vezetőket a döntés alól. Ennek azért van jelentősége, mert amikor kisebb céggé, laposabb szervezetté váltunk, a döntések nagy része például a CEO-ra maradt, ami nyilvánvalóan hosszútávon nem fenntartható.
Úgy érzem, hogy ezek a folyamatok sikeresek voltak. Természetesen vannak még pontok, ahol idővel majd változtatnunk kell, de ezeken folyamatosan dolgozunk.
Mik voltak a szállítói visszajelzések a rendszer bevezetése kapcsán?
N.H.: Szerencsére nem tapasztaltunk semmilyen nehézséget. Előfordult, hogy egy kicsit segíteni kellett a szállítóinknak, hogy hogyan kezeljék a rendszert, de egyébként teljesen jól fogadták, sőt, folyamatosan kapunk pozitív visszajelzéseket, hogy tetszik nekik.
Van egy nagyon tanulságos történetem is ezzel kapcsolatban: egy szállítói megbeszélésen jeleztük a partner felé, hogy hiába adtunk fel support igényt feléjük, nem kaptunk tőlük választ. Ekkor jutott eszünkbe, hogy csinálunk egy profilt számukra a Fluentában, hogy tudjanak visszaigazolást küldeni az igényeinkre, ráadásul így mérni tudjuk azt is, hogy időben válaszoltak-e és teljesítették-e a vállalásukat. Illetve, amennyiben csúszás lenne, ők is át tudják a rendszerben írni a határidőt, így mi is tudunk ezzel kalkulálni. Ennek a megoldásnak ők is nagyon megörültek és mi is pozitívan éltük meg, hogy ilyen egyszerűen sikerült áthidalnunk a problémát.
Mik jelentették a legnagyobb kihívást az új rendszerre való átállásban?
N.H.: Jelenleg a legnagyobb nehézséget a szervezetünk életében az jelenti, hogy folyamatosan változik, és további átalakítások is várhatók. Sok személyi változás is történt sajnos az elmúlt időszakban, amiket szintén át kellett hidalnunk – volt, hogy igazgatócserét kellett megoldani, ami szintén sok nehézséget jelentett. Időközben lett egy testvérvállalatunk is, akik először azt mondták, hogy nem fogják használni a Fluentát, aztán később mégis igényelték, így ezt is menedzselni kellett.
Valamint féltünk tőle, hogy hogyan fogják a kollégák fogadni a változást. Hiszen mindenki máshogy reagál a teljes szervezetet átszövő újításokra, a mi célunk azonban az volt, hogy ne legyenek megkerülő beszerzések, tudjunk átfogó riportokat készíteni, viszont ezeket az adatokat csak egy kész rendszer segítségével ismerhetjük meg.
Hogyan tudták áthidalni ezeket a nehézségeket?
N.H.: Apró lépésenként haladtunk, modulonként vezettük be a Fluentát, így egyszerre mindig csak néhány kollégával kellett együtt dolgozni, így elég volt őket meggyőzni és megnyugtatni, hogy számukra is előnyös lesz a változás.
A személyügyi változások egyébként ebben olykor előnyt is jelentettek, hiszen az újonnan érkezők már az új rendszert szokták meg. Az is sokat lendített a rendszer elfogadásán, hogy minden problémára megoldást kerestünk, nem hagytuk ebben magukra a kollégákat, leültünk velük megbeszélni, hogy mi „fáj” nekik egy-egy folyamat kapcsán. Személy szerint nagyon hiszek a kommunikációban, ez most is sokat segített. Illetve az is előnyünkre vált, hogy több kollégánk is nagyon lelkesedett a rendszerért, nagyon megszerették, és ők előszeretettel promótálták is házon belül a többiek felé.
Amikor végképp elakadásokba ütköztünk, akkor kezdeményeztem, hogy a vezetővel együtt üljünk le azokkal, akiknél valamilyen probléma merült fel a rendszer kapcsán. Szerencsére a mi cégünkben nagyon ritkán fordult elő ilyen eset.
Sőt! Előfordult, hogy a kollégák kifejezetten fellélegeztek a Fluenta hírére, hiszen például az Invoice modul bevezetése előtt email- és Excel-hegyekkel küzdöttek, a belső folyamataikat belinkelt mappák és egyéb fájlok menedzselése jelentette, ami egyáltalán nem volt felhasználóbarát. A Fluenta bevezetése óta nagyon sok pozitív visszajelzést kaptunk felhasználói oldalról, hogy mennyivel kényelmesebb így a jóváhagyási folyamat.
Hogyan élték meg az implementációs folyamatot?
N.H.: A kollégák többsége abszolút támogató volt a rendszer bevezetésével kapcsolatban, nagyon örültek neki. Legjobban az adatvédelmi tisztviselő támogatta a Compliance modul használatát, ő kifejezetten aktívan és szívesen vett részt a bevezetésében.
A Fluenta csapata nagyon segítőkész volt, az SAP-integráció kapcsán tartott meeting után (ahol a Fluenta és az SAP részéről is voltak képviselők) meg is jegyezték a kollégák, akik korábban csak az SAP fejlesztésével dolgoztak, hogy milyen jófejek a Fluentások (nevet – a szerk.).
A Fluenta csapatáról csak pozitívan tudok nyilatkozni, nagyon együttműködők voltak, meg akarták érteni a mi a problémáinkat és hogy mire szeretnénk megoldást. Azok, akik másik projektekben voltak benne és bekerültek a mi implementációs folyamatunkba, utólag mindig azt mondták, hogy milyen jó nekünk, hogy egy ilyen együttműködő, nyitott csapattal dolgozhatunk, akik mindig keresték és hozták a megoldásokat a problémákra. Nyilván egyelőre nem tudtunk mindent 100%-ban lefedni, van egy-két dolog, amit még a jövőben esetleg fejlesztenénk, de ez természetes.
Milyen vállalati folyamataik megreformálásában segítenek leginkább a Fluenta modulok?
N.H.: A Req2Pay mindenképpen nagyon hasznos számunkra. Az irodai beszerzések korábban úgy működtek, hogy egy Excel katalógust kellett megnyitnunk, abból kimásolni azt, amit szeretnénk, és elküldeni az asszisztensnek, aki indított egy beszerzést rá. Volt egy rövid időszak (2-3 hónap), amikor már nem volt SAP, viszont még a Fluentát sem kezdtük el használni, ami elég fájdalmas volt a beszerzésnek. Természetesen igyekeztünk előre felkészülni erre az időszakra, berendelni előre a dolgokat, de nem lehetett mindent előre megoldani. Akkor volt egy olyan pont, amikor úgy éreztük, hogy mindenki azt rendelt, amit akart. Ezt nagyon vissza kellett fogni, és ez szerencsére sikerült is a Fluentával.
A Contract modul a szerződéseinkben segített rendet tenni. Korábban ezek ide-oda voltak lementve, most pedig sikerült összefogni ezeket, így most már a rendszerben egy helyen tudjuk tárolni őket.
Nagyon bízom benne, hogy a Workflow modul is hasonló sikereket fog elérni a vezetők körében, remélem, hogy ez lesz a következő nagy lépés.
A modulokon átívelő folyamatok lekövetése sikeresen működik a Fluentában?
N.H.: Még nem, ezen még dolgozunk. Én egy 3-5 éves fejlődési periódust jósolok, de szerencsére ehhez a vezetők is nyitottan állnak. Ez nagyon fontos, enélkül nem lehetett volna véghez vinni a projektet.
Az interjú folytatása ide kattintva érhető el.
