A folyamatosan változó beszerzési környezetben számos kihívás továbbra is akadályozza a kiváló beszerzés felé vezető utat. Az olyan mindennapi akadályok, mint a létszámhiány és az összetett logisztika, valamint az olyan monumentálisabb problémák, mint a kiszámíthatatlan keresletnövekedés, folyamatosan próbára teszik a beszerzési csapatokat. E kihívások közepette a beszerzési kiválóságra való törekvés küzdelemmé válik, mivel az elavult eszközök és a manuális folyamatok lassítják a stratégiai beszerzést. Ez a cikk ezeket a beszerzési kihívásokat és a beszerzési kiválóságra való törekvés hatékonyabb és eredményesebb megközelítésének szükségességét vizsgálja a Keelvar How to Achieve Sourcing Excellence Across Your Strategic, Tactical And Tail Spend című könyve alapján.
Beszerzési kihívások és a beszerzési kiválóságra való törekvés
A beszerzési ágazat soha nem látott akadályokkal néz szembe, amelyeket a mindennapos kihívások súlyosbítanak. E nehézségek közé tartozik a létszámhiány, a túlterheltség, a kiszámíthatatlan keresletnövekedés és az összetett logisztika. A korlátozott erőforrások mellett a megfelelőség és az irányítás elérése a kiadások teljes körére vonatkozóan ijesztő feladattá válik, ami akadályozza a beszerzési kiválóság elérését.
A stratégiai beszerzési folyamatok gyakran lassúak, és elavult eszközök valamint manuálisan elvégzendő feladatok terhelik őket. A megnövekedett elvárásoknak való megfelelés nehézségekbe ütközik a meglévő eszközök korlátai miatt, amelyek jellemzően csak egyes beszerzési területeket kezelnek. A beszerzés állandó tűzoltó üzemmódja megnehezíti a tervezést, és akadályozza a stratégiai projektekre való összpontosítást.
Olyan megoldásra van szükség, amely minden beszerzési kategóriában összekapcsolja az emberi munkaerőt és a technológiát. Ennek a megoldásnak meg kell könnyítenie a költségek különböző gyakoriságait, felszabadítva az emberek kapacitását az olyan feladatokra, amelyek megtérülése magasabb. Azonban továbbra is él az a tévhit, hogy a stratégiai és az egyedi beszerzéseket külön kell kezelni, ami a jelenlegi munkaterhelés alatt hatástalannak bizonyul.
Egy év egy beszerzési csapat életében; a hatékonyság szükségessége
Egy beszerzési csapat egy tipikus évében a beszerzési kategóriák sokfélesége és a különböző összetettségű események változatossága jelenik meg. A munkaterhelés kiszámíthatatlan, és gyakori a kereslet váratlan növekedése. Ezek a kihívások eltérő megközelítést tesznek szükségessé a magas és alacsony költésű események esetében.
A könyörtelen munkaterhelés miatt az előre tervezés szinte lehetetlen, ami a csapatokat állandó "tűzoltó üzemmódba" kényszeríti. Ennek enyhítése érdekében a beszerzési csapatoknak olyan rendszerekre van szükségük, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy a nagyobb költésű eseményekre, a stratégiai tevékenységek előmozdítására és a beszállítói kapcsolatok kezelésére összpontosíthassanak. Ez a megközelítés a kisebb, alacsonyabb költésű projektek automatizálására is törekszik, hogy időt és erőforrásokat takarítson meg.
E stratégia logikája és egyszerűsége ellenére a legtöbb szervezet ragaszkodik a beszerzés hagyományos szemléletéhez, amely a beszerzési események hatványtörvény szerinti eloszlásában gyökerezik. Ez a gondolkodásmód akadályozhatja a hatékonyabb beszerzési gyakorlatra való törekvést.
Itt az ideje, hogy átgondoljuk a hagyományos beszerzési szemléleteket
A beszerzési események kiadások volumene szerinti osztályozásának hagyományos megközelítése hibás, mivel figyelmen kívül hagyja a kategória-specifikus összetettséget. Például az alacsony költésű események is lehetnek összetettek, és fordítva. Nemcsak a költés, hanem az ajánlatok adatmennyisége is befolyásolja az esemény összetettségét. Ha a kiadási kategóriákat stratégiai vagy nem stratégiai kategóriáknak tekintjük, az túlzott leegyszerűsítéshez és az irányítás hatékonyságának csökkenéséhez vezethet.
A beszerzési stratégiáknak figyelembe kell venniük az egyes kategóriák egyedi igényeit, ahelyett, hogy csupán a költési volument néznék. A technológiának képesnek kell lennie az egyedi követelményekhez igazodó különböző események automatizálására. A beszerzési kiválóság eléréséhez olyan automatizálásra van szükség, amely a stratégiai beszerzést taktikai vásárlással egészíti ki.
A rugalmasságot és automatizálási kapacitást nélkülöző régi beszerzési alkalmazások elavultak. A modern technológia, például az AI-alapú megoldások hatékonyan képesek kezelni a beszerzési események komplexitását, és így a vevők és a beszállítók számára egyaránt előnyös eredményeket biztosítanak. A szervezeteknek azonban biztosítaniuk kell, hogy automatizálási stratégiáik ne koncentráljanak túlzottan a stratégiai kiadásokra, figyelmen kívül hagyva az egyéb kiadásokat.
Az ideális beszerzési technológiának zökkenőmentes átmenetet kell biztosítania a kézi beszerzésről az automatizált beszerzésre, a kiadások mennyiségétől függően. A beszerzés holisztikus megközelítése ajánlott, amely az optimalizálást és az autonóm beszerzést ötvözi, és az emberi szakértelmet a stratégiai kiadásokra összpontosítja, miközben automatizálja az alacsony érintettségű, alacsony költésű folyamatokat.
Alapvető fontosságú, hogy megértsük a hagyományos felfogás és technológia korlátait, és prioritásként kezeljük a kategóriaspecifikus beszerzési stratégiákat.
Összefoglalva, a beszerzéssel kapcsolatos kihívások leküzdése és a beszerzési kiválóság elérése a hagyományos felfogás és gyakorlat jelentős megváltoztatását igényli. A technológia és az automatizálás átvételének szükségessége még soha nem volt ennyire kritikus, hiszen ezek lehetővé teszik a beszerzési csapatok számára, hogy a stratégiai kiadásokra összpontosítsanak, miközben az alacsonyabb költésű események kezelésének hatékonysága is biztosított. Az egyes kiadási kategóriák összetettségének és egyedi követelményeinek felismerése kulcsfontosságú lépés ebbe az irányba. Ahogy haladunk előre, az emberi szakértelem és a technológiai fejlődés kombinációja megnyitja az utat a hatékonyabb és eredményesebb beszerzési folyamatok előtt, ami végső soron a beszerzési kiválósághoz vezet.
