A BFVK-nál májusban vezették be a Fluenta beszerzési folyamattámogató rendszerét. Az együttműködés még friss, ám már összegyűlt annyi tapasztalat, hogy ezekről kérdezzük Tóth Gergelyt, a Budapest Főváros Vagyonkezelő Központ Zrt. vezérigazgató-helyettesét.
A BFVK-ról sokan tudják, hogy egy fővárosi önkormányzati cég, ám a pontos működési területét valószínűleg kevesebben tudnák körülírni.
A Budapest Főváros Vagyonkezelő Központ a fővárosi önkormányzat kizárólagos tulajdonában álló cég. A BFVK látja el a főváros számára az ingatlanhasznosítási és üzemeltetési feladatokat.
Alapvetően két nagy lába van a tevékenységünknek. Az ingatlanokkal kapcsolatos hasznosítási feladatok, ezek a bérbeadás és értékesítés, valamint értékbecslés, illetve az ingatlanok üzemeltetéséhez kapcsolódó tevékenységek: javítás, karbantartás, felújítás és beruházás-menedzsment. Ezekhez kapcsolódik harmadik területként a portfólió kezelése, a gazdasági társaságok önkormányzati részesedésének aktív vagyonkezelése. Ez idén kiegészült a lakásügynökségi tevékenységgel, amelynek a feladata a lakhatási válság enyhítése.
Mióta működik együtt a BFVK a Fluentával?
Az Ingatlanhasznosítási Igazgatóság már évek óta használja a Fluenta árverezési rendszerét. Kézenfekvőnek tűnt, hogy ezt a jól bevált együttműködést egészítsük ki egy beszerzési igények kielégítésére alkalmas folyamatmegoldási rendszerrel.
Az Elektronikus Beszerzési Folyamattámogató Rendszert idén májusban vezettük be.
Hogyan segíti ez a rendszer a cég munkáját?
A beszerzési folyamatokat ezen keresztül bonyolítjuk. Az alapvető célunk, hogy a beszerzésinket hatékonyabbá, eredményesebbé, jobban követhetővé és gyorsabbá tegyük.
Sikerült ezeket a célokat elérni?
Az Elektronikus Beszerzési Folyamattámogató Rendszert májusban vezettük be, tehát ez még egy friss együttműködés. De úgy látjuk, megfelel az elvárásainknak, a kitűzött célokat el tudjuk érni a segítségével. A mi beszerzési folyamataink elég komplexek. Ennek a fő oka a transzparencia, hiszen minél átláthatóbban működik egy cég, annál hosszadalmasabbak ezek az eljárások. A Fluenta rendszerével azonban számottevően sikerült rövidíteni az átfutási időkön, belül tudunk maradni a határidőkön. Ez nagy segítség.
Szintén nagy előnye a rendszernek, hogy pontosan látható, mi volt az adott beszerzés előzménye, hol tart a folyamat, és kik a szereplői. Pontról pontra nyomon követhető az egész eljárás, többek közt az is, hogy ennek egy-egy állomása mennyi idő alatt valósult meg. Így átlátható az is, hol és hogyan tudjuk hatékonyabbá tenni a munkát.
A BFVK-nak 193 munkatársa van, a beszerzési folyamat résztvevőinek egyébként általában nem a beszerzés a fő tevékenységi körük, ez a feladatuk egy része. Ebből adódhatnak csúszások, fennakadások. A rendszer sokat segít abban, hogy követi a folyamatot és figyelmeztet, ha ilyet tapasztal.
A BVFK-nak volt egy olyan speciális kérése, hogy az alapvetően angol nyelvre kalibrált rendszer teljes egészében magyarul működjön, így születetett a Workflow-ból a „Elektronikus Beszerzési Folyamattámogató Rendszer” elnevezés is. Ez miért fontos?
Egyrészt azért, mert mi egy magyar cég vagyunk. Magyarországon működünk, magyarok a munkatársaink, ez az anyanyelvünk. Ennek pedig a szimbolikus jelentőségen túl van egy nagyon is gyakorlati velejárója: az anyanyelvünkön tudunk a leghatékonyabban dolgozni, gondolkodni. Az angol nyelvű szakkifejezéseket sokszor nem egyformán értelmezzük, nem ugyanazt értjük alattuk. Mi viszont úgy gondoljuk, hogy a beszerzési folyamatokban az egyértelmű, világos fogalmi keretek nélkülözhetetlenek.
Nagyon fontos érv volt a Fluenta mellett, hogy ők ezt vállalták, és megoldották.
Mennyire ügyfélbarát partner a Fluenta? Lehet rájuk számítani, ha gond, vagy kérdés merül fel?
Eddig erre nem sok példa volt. Mindenekelőtt azért, mert nagyon jól sikerült a rendszer elindítása előtt a paraméterezés, az igényeink, szükségleteink felmérése. Nekem csak néhányszor kellett az ügyfélszolgálathoz fordulnom, ilyenkor szinte azonnal választ kaptam. Összességében azt tudom mondani: le a kalappal a fluentás kollégák előtt!
