Sokaknak rémisztő lehet a Source-to-Pay (S2P) világában navigálni, különösen akkor, ha igyekszünk az üzleti folyamatok számára legjobb megoldásokat megtalálni és megvalósítani. A probléma lényege gyakran az, hogy megtaláljuk a legjobb módot a különböző modulok integrálására és a kapcsolódó projektek kezelésére. Ez a poszt rávilágít azokra a tényezőkre, amelyeket mindenképp figyelembe kell venni, illetve azokra a megoldásokra, amelyek segítségével racionalizálható az S2P felé vezető út.
Az S2P kiválasztási folyamat megértése
Az S2P területen számos vállalat a kategóriájukban legjobbnak számító modulokat részesíti előnyben. Ezek a modulok azért népszerűek, mert gyakran kiemelkedő teljesítményt mutatnak specifikus funkcióik terén és optimalizált működést tesznek lehetővé. Ezzel szemben egy komplex csomag nem feltétlenül kínál tökéletes megoldást minden egyes modulra nézve, illetve egy-egy modul használata során ritkán van szükség más modulokkal való állandó kapcsolatba lépésre, így a piacvezető modulok különleges funkcionalitása kombinálva a modulok közti integrációval különösen előnyössé válik. Ugyanakkor fontos kiemelni, hogy ha egy vállalat egy teljes csomagot választ is, az alapvető modulok csak az alapokat adják. A teljes körű vállalati beszerzési folyamat érdekében további funkciók integrálása szükséges, úgymint az adatgazdagítás, az ESG/CSR, az eszközkezelés, valamint a logisztika és az ellátási lánc kezelése. Ezeknek az elemeknek a hozzáadása garantálja, hogy a vállalatok maximális hozadékot kapjanak befektetésükért.
Megfontolandó tényezők
Projektkövető képesség: A modulok rendelkeznek beépített S2P projektkövető / menedzsment rendszerrel? Ha például a kiadáselemző modul rendelkezik integrált megtakarítás-követési funkcióval, amely a beszerzésre és a beszerzési projektekre is kiterjed, ez akár elegendő is lehet. Ha azonban nem, akkor további megoldásokra is szükség lehet.
Átláthatóság az érdekeltek számára: Az érintett kollégák rendelkeznek megfelelő hozzáféréssel a folyamatok állapotának nyomon követéséhez? A szükséges átláthatóság a modultól és a folyamat adott szakaszától függően változhat.
A munka jellege: Érdemes meghatározni, hogy a beszerzések nagy része egyszeri igénylésekből áll-e, vagy vállalati beszerzési megbízásokhoz igazodik. Például, ha egy vállalkozás főként egy állandó igényeket támasztó gyártási műveletet támogat, elegendő lehet a testreszabott végponti integráció. Ha azonban több szakaszban is folyamatos átláthatóságra van szükség, mint például az eredményhirdetési folyamatok, a szerződéskötési tárgyalások és a megrendelési státuszok terén, valamint az egyszeri beszerzések nyomon követésénél, akkor elengedhetetlen a folyamatorientált feladatkiosztás. Itt jönnek a képbe az olyan megoldások, mint a "betáplálás" vagy az "összehangolás".
Összefoglalás
Az S2P felé vezető út bonyolult, de a megfelelő integrációs vagy összehangolási megoldásokkal a vállalkozások racionalizálhatják a folyamatokat és optimalizálhatják az eredményeket. Az egyedi igények megértésével és a rendelkezésre álló megoldások ismeretével megalapozott döntések hozhatók, melyek növelik az S2P-stratégia hatékonyságát.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Eljött a tendereztetés ideje
Következő rész: Zökkenőmentes S2P folyamatok kialakítása