Előző cikkünkben olyan témákról, mint az e-beszerzés, a kiadáselemzés, a beszállítói menedzsment és a szerződéskezelés, áttértünk a stratégiai beszerzés kulcsfontosságú területére. E terület egyik sarokköve az "ORA et labora" – a munka és a kívánt eredmény reményének egyensúlya – közmondás megértése. Eszköztárunkban az Optimalizálás, az RFX és az Aukció segíti beszerzési törekvéseinket. Ma a beszerzés alapvető eszközére, az RFX-re összpontosítunk.
Leplezzük le az RFX-et
Az RFX a "Request for X" (X-kérés) rövidítése, ahol az "X" jelentheti a szakmai ajánlatot, információt, javaslatot, árajánlatot és egyéb kifejezéseket, az iparág-specifikus nyelvtől és a földrajzi elhelyezkedéstől függően; így RFX-en belül beszélhetünk például ajánlatkérésről (RFP), információkérésről (RFI), stb. De mit is jelent az RFX a gyakorlatban?
Az RFX alapfunkciói
- Kérdőívek: A platformnak feltétlenül támogatnia kell a különféle kérdőíves formátumokat, a beszállítói ajánlatokhoz igazított kötelező vagy opcionális részekkel, könnyen alkalmazkodó ajánlatkérési felületet biztosítva.
- Költségek lebontása/"Should Cost" modellezés: A termékköltségek nyomon követése nem csak az átlagárakról vagy a legalacsonyabb ajánlatokról szól. Kulcsfontosságú a gyártási költségek megértése, kiegészítve egy észszerű haszonkulccsal, ami valódi költségalapot biztosít.
- Sablonok: A hatékony RFX-eljárás a sablonokra támaszkodik, ezek egyszerűsítik az ismétlődő termékkategóriák tervezési folyamatait, növelve a hatékonyságot, a következetességet, és a szabványosságot.
- Üzleti folyamatok: A rugalmas munkafolyamat-konfiguráció nem képezheti vita tárgyát, a különféle eljárástípusok kiszolgálása és a megfelelőség biztosítása érdekében, különösen a közszféra szigorú pályázati protokolljai esetében.
- MS Office támogatás: A platformnak kompatibilisnek kell lennie az olyan általánosan elterjedt eszközökkel, mint az Excel vagy a Word. Ez biztosítja, hogy minden érdekelt fél, technológiai jártasságától függetlenül, zökkenőmentesen részt vehessen.
- Jelentések, riportok: A hatékony riportálási képességek elengedhetetlenek, lehetővé téve a vevők számára az egymás melletti összehasonlítást és megkönnyítve a megalapozott döntéshozatalt.
- Eredmények beállítása: A potenciális nyertes meghatározásakor a beszerzőknek képesnek kell lenniük a döntés dokumentálására, a megtakarítások és az indoklás ismertetésére, valamint a releváns adatok és dokumentumok összekapcsolására.
- Valós idejű kezelés: Az előre nem látható problémák, dokumentációs hiányosságok vagy termékváltozások kezelése érdekében szükség lehet a valós idejű módosításokra és ezek dokumentációjára.
Haladó funkciók az RFX-ben
- Integrált optimalizáció: Egy csúcskategóriás RFX-platform zökkenőmentesen illeszkedik a stratégiai beszerzési döntések optimalizálását biztosító modulba, és számos forgatókönyvet tesz elérhetővé a beszerzőknek a megalapozott döntéshozatalhoz.
- Dinamikus vállalati folyamatok: A statikus munkafolyamatokon túl a fejlett RFX-megoldásoknak dinamikus alternatívákat kell kínálniuk az aktuális piaci feltételek alapján, fokozva az alkalmazkodóképességet és elősegítve a beszerzési stratégia végrehajtását.
- Anyagjegyzék (BoM): A rendszeres közvetlen beszerzéshez ajánlott a többszintű anyagjegyzék támogatása, amely a beszállítók számára rugalmasságot biztosít, így bármely szinten tudnak ajánlatot tenni.
- Globalizációs lehetőségek: A globálisan használható RFX-platform alkalmazkodik a különböző nyelvekhez, pénznemekhez és helyi követelményekhez, biztosítva a zökkenőmentes beszállítói integrációt a különböző régiókban.
- Piaci ismeretek integrációja: A valós idejű piaci információk beépítése kontextust biztosít az ajánlatok tartalmához, lehetővé téve a beszerzők számára, hogy felmérjék a beérkezett ajánlatok versenyképességét.
- Automatizálás: A korszerű beszerzési platformok kihasználják az automatizálás lehetőségeit, és a hatékonyság optimalizálása érdekében automatikus, többfordulós eljárásokat szerveznek a kezdeményezéstől a nyertessel kapcsolatos javaslatokig.
A fentiek egy modern RFX-platform alapvető összetevőit vázolják fel, azonban a folyamatos innováció kétségtelenül új funkciókat fog eredményezni, tovább csiszolva a tendereztetés folyamatát. Egy erős RFX-platform bevezetése nem csak az aktuális beszerzési folyamatok optimalizálásáról szól, hanem arról is, hogy a vállalatok készen álljanak az új kihívásokra, a piaci változásokra és versenyelőnyt szerezzenek a piacon. Azok a szervezetek, amelyek képesek előrelátóan gondolkodni, és integráltan használják az RFX-et más beszerzési eszközökkel, hatékonyabban reagálnak a változásokra és jobban kihasználják a lehetőségeket.
Tudjon meg többet arról, mit is jelent az ORA et labora elv a tendereztetésben: