Régi-új felhasználóinkkal, a korábban FŐTÁV, majd a későbbiekben, immár két éve a – több fővárosi közszolgáltatót egyesítő – BKM Budapesti Közművek Nonprofit Zrt. senior beszerzőivel, Ekárt Orsolyával és Lévai Gáborral arról beszélgettünk, hogy annak idején miért tették le a voksukat a Fluenta elektronikus beszerzési rendszer mellett, mik voltak a tapasztalataik, teljesültek-e a várt eredmények, és hogy mik voltak a legnagyobb sikereik a szoftver használatával.
Milyen problémára, folyamatra kerestek anno megoldást? Miért a Fluentát választottátok?
Első szerződésünket a Fluenta Europe Kft.-vel (akkori nevén: Electool Hungary Kft.-vel) 2012-ben, még FŐTÁV‑ként kötöttük. A fő célunk az volt, hogy a beszerzési folyamataink korszerűsítésével, és egy online platformra váltással megpróbáljunk megtakarításokat elérni. Első körben megkerestük azokat a vállalkozásokat, amelyek ezen a területen megoldásokat kínáltak. Azt tapasztaltuk, hogy mind árban, mind funkcionális lehetőségekben is elég széles a kínálat. A kapott indikatív ajánlatokat feldolgozva körvonalazódott az az igénylista, és vállalható ár-nagyságrend, melynek mentén összeállt az a komplex elvárásrendszer, ami az erre a témára kiírt pályázat alapját képezte. A funkcionális elvárások és a bekerülési ár mellett egyik kiemelt szempontunk volt, hogy a választott rendszer felhasználóbarát legyen, hiszen szállítóink között akkoriban még online felületeken nem volt mindenki gyakorlott, de szerettük volna, hogy ez ne legyen akadálya annak, hogy bárki részt vehessen egy-egy meghívásos eljárásunkon. Fontos volt számunkra továbbá a nyomonkövethetőség, hogy egy beszerzési eljárásban mindig lássuk, hogy éppen hol tartunk, mik az aktuális sarokpontok, végig tudjuk kísérni az online aukció teljes folyamatát, a beadott liciteket, illetve azt, hogy ezekből hogyan alakult ki az adott eljárás végeredménye. Elvárásunk volt az is, hogy a bevezetésre kerülő rendszer rendelkezzen olyan – lehetőleg a felületen elérhető – oktatóanyagokkal, amelyek a mindennapos használatot, és az új kollégák betanulását elősegítik.
A kialakult szempontjaink mentén összeállítottuk azt a pályázati anyagot, melyre több potenciális résztvevőt is meghívtunk. A pályázaton végül az Electool Hungary nyert elektronikus tendereztető és aukciós moduljaival, melyek bevezetésével 2012-ben megkezdtük a közös munkát, majd hamarosan, egy rövid oktatást követően a rendszert már önállóan is tudtuk használni. Eleinte még okozott váratlan helyzeteket az elektronikus működés: volt rá példa, hogy véletlenül nem állítottunk be a „minimális lépésközt”, és a szállítók 1 Ft-okkal változtatgatták a liciteket – ennek eredményeként egy napig elhúzódott az eljárás, de nagyon hamar megtanultuk kezelni ezt is, így ma már adott ajánlattípushoz egyedileg határozzuk meg a licitlépcsőt. Mára már a rendszernek olyan gyakorlott felhasználói vannak házon belül, hogy a felületen elérhető online oktatóanyagok használata mellett kollégáink rutinosan tudják egymást támogatni egy-egy újonnan felmerülő feladatnál.
Mit gondoltok a CSM csapat munkájáról? Megfelelő, elegendő információt kaptok? Milyennek érzitek a kapcsolattartást?
Nagyon jó az együttműködésünk a CSM csapattal. Folyamatosan követjük a Fluenta fejlesztéseit, fejlesztéseiteket, melyekről rendszeres tájékoztatást is kapunk. Kulcsfelhasználóként mi is szoktunk visszajelzéseket adni számotokra, vagy elmondjuk kéréseinket, melyeket maradéktalanul teljesíteni is szoktatok.
Használjátok az ügyfélszolgálatot? Mi a tapasztalatotok róla?
Supportos kollégáitokkal kiváló kapcsolatot ápolunk, minden kérésünkre készségesen, világosan és lényegre törően – a kérdés jellegétől függően szóban azonnal, vagy írásban hamarosan – megkapjuk a korrekt válaszokat.
Milyen volt az indulás, jöttek-e az átállástól várt eredmények?
Amikor 2012-ben legelőször bevezettük a Fluenta elektronikus beszerzési rendszert, a beszerzési csapat minden tagja (vezetők és beosztottak egyaránt) izgatottan várta, hogy a kitűzött céljaink elérhetők-e, és mennyi megtakarítást tudunk felmutatni egy-egy elektronikus aukció során. Már a kezdeti használatkor nagyon jó eredményeink voltak!
A beszállítók eleinte nem lelkesedtek a változás ötletéért, hiszen nem voltak hozzászokva az online felület használatához: a korábbi működés szerint borítékban, kinyomtatva kellett behozniuk az ajánlatukat, melyeknek a bontását követően szigorú jegyzőkönyvezés mellett személyesen tárgyaltunk minden ajánlattevővel, és ennek a folyamatnak a végén kaptuk meg a végleges ajánlatokat. Az elektronikus felülettel így viszont mi már az első pillanattól fogva rengeteg időt tudunk megspórolni, és még a környezetet is védjük, hiszen nem használunk annyi papírt, és összességében, lényegesen leegyszerűsödtek az árbekérés és az ártárgyalás folyamatai. Rövid időn belül pedig természetesen a partnereink is megszokták a felületet, elfogadva az ottani kereteket és ajánlatadási feltételeket.
Mind a mai napig látjátok előnyét az elektronikus tendereztetésnek?
Igen, és nem csak egyféle módon. A mostani gazdasági környezetben gyakran nehéz az árakon megtakarítást eszközölni, de számunkra az is előnyt jelent, ha csökkenteni tudunk egy-egy vállalási határidőt, vagy ha a jótállásokat ki tudjuk tolni például 24-ről 36 hónapra.
Online aukció szervezésével mindig tudunk összegszerű megtakarítást is kimutatni, ahogy erről Mártha Imre vezérigazgatónk is beszélt egy korábbi interjúban.
A BKM vezérigazgatója úgy fogalmazott, hogy az éves földgázbeszerzésünk minden évben egy nagyon szigorú tendereljáráson kerül letárgyalásra, melyet az energiahivatal az általa kiadott irányelvek mentén auditál is. Ezeknek az éves tendereknek a végén, a műszaki egyeztetéseket követően a beszerzési csapat lebonyolít egy online aukciót, ahol eldől, hogy adott évben ki adta a legalacsonyabb árat, kivel fogunk szerződni. A folyamat így ráadásul teljes mértékben szabályozott keretek között, transzparensen zajlik, ami társaságunk számára nagyon fontos szempont.
Mi volt a legnagyobb megtakarításotok, amit online aukció során értetek el?
Több kimagasló eredményünk is volt a Fluenta rendszer segítségével, akár az éves energiabeszerzések, akár egy egyszerű anyagbeszerzési keretszerződés letárgyalása során is. Nemrégiben volt egy olyan eljárásunk, amelyen ún. „cikkszámos anyagokról” szóló keretszerződést pályáztattunk, és a több tízmilliós eljárás során sikerült 25%-os megtakarítást eszközölnünk, így a rendelkezésünkre álló keretösszegből a vártnál lényegesen nagyobb volumen lehívására lett lehetőségünk.
Nagyon köszönjük Orsinak és Gábornak, a két senior beszerző kollégának a beszélgetést; mindig öröm számunkra ilyen sikerekről hallani, melynek egy kicsit mi is részesének érezhetjük magunkat.