Minden szervezet tisztában van azzal, hogy ideje átlépni a beszerzés modern korszakába. Tisztában vannak azzal, hogy sürgősen frissíteniük kell a beszerzési technológiai eszköztárukat, különösen a növekvő infláció és a csökkenő tartalékok fényében. A kérdés azonban, amely sok szervezetet megakaszt a folyamatban, egyszerű – hol kezdjék el?
Mivel számos lehetőség áll rendelkezésre mind az upstream, mind a downstream, sőt a cross-stream technológiák között, nehéz lehet eldönteni, hol kezdjünk neki a változtatásnak. Fontos megjegyezni, hogy minden technológiai bevezetést szakaszos stratégiával kell megközelíteni; elvégre Róma sem egy nap alatt épült fel. Az egyidejű bevezetés nem csak kivitelezhetetlen, de katasztrofális is lehet, hiszen ezek az alkalmazások az optimális működéshez átfogó adatokat és jelentős felhasználói képzést igényelnek, és már a kezdetektől fogva bizonyítható értéket kell mutatniuk, hogy indokolják a folyamatosan fizetendő licencdíjakat.
Miután ezt megállapítottuk, valahol el kell kezdeni a dolgokat. Egy csomagmegoldás esetén csábító, hogy egyenesen a mélyvízbe ugorjunk, de ne feledjük, hogy kicsiben kell kezdeni és az alapoktól felépíteni a rendszert. De mi legyen az első lépés?
Upstream nézőpontból a szervezetek rendelkezésére állnak a stratégiai beszerzés, a kiadáselemzés, a beszállítói menedzsment és a szerződéskezelés lehetőségei. Downstream szempontból a katalóguskezelés/e-beszerzés, a számla- és rendeléskezelés, valamint az e-fizetés a főbb opciók. Ezenfelül a cross-stream lehetőségek közé tartozik a kockázatkezelés, az üvegházhatású gázok/szén-dioxid nyomon követése és a készletgazdálkodás.
Ha hátralépve egy kicsit messzebbről vizsgáljuk a helyzetet, egyértelmű, hogy mielőtt eldöntenénk, hol kezdjük el a Source-to-Pay bevezetést, a szervezetnek világosan meg kell értenie saját igényeit és korlátait. Véleményünk szerint egy szervezetnek a legkritikusabb, leginkább fejlesztésre szoruló vagy a legnagyobb értéket képviselő területek kezelésével kell kezdenie, figyelembe véve az adatigényeket, a felhasználók képzését, az azonnali hozzáadott értéket és a felhasználók általi elfogadottságot.
Érdekes módon nem biztos, hogy ott érdemes kezdeni, ahol gondolnánk. Például, bár a készletgazdálkodás létfontosságú, optimalizálása nem feltétlenül jelent nagy megtakarítást a teljes tulajdonlási költség (TCO) számításában. Hasonlóképpen, az üvegházhatású gázok/karbonkövetés fontos azok számára, akiknek jelentési kötelezettségük vagy fenntarthatósági céljaik vannak, de nem biztos, hogy segít a beszerzési költségek vagy kockázatok ellenőrzésében. A kockázatkezelés egyre fontosabb a mai bizonytalan környezetben, de lehet, hogy másodlagos, ha meg sem tudjuk találni a megrendelni kívánt árut.
Az upstream területen a szerződéses életciklus-menedzsment (Contract Lifecycle Management) és a szállítók kezelése tűnhet elsődleges belépési pontnak. Azonban nem minden beszerzéshez van szükség szerződésekre, és a szállítók különböző, dedikált megoldáson kívüli eszközökkel is felderíthetők. A költéselemzés gyorsan meghatározhatja a költségcsökkentési lehetőségeket, de ezek megvalósítása további lépést igényel.
Az elektronikus fizetés nyilvánvalóan egy későbbi szakaszban elindítandó folyamat. A rendelés/számla kezelése közvetlenebbnek tűnhet, de ez is a rendelés leadása után következik. Ezzel elérkeztünk az e-beszerzéshez.
Mindezen tényezőket figyelembe véve az e-beszerzés potenciálisan sok szervezet számára a legjobb kiindulópont lehet. Itt történik a szükséges áru vagy szolgáltatás megrendelése. Ha ezt jól csináljuk, szilárd alapot teremthetünk a Source-to-Pay (beszerzéstől fizetésig tartó) csomag többi részének megvalósításához, legyen az upstream, downstream vagy cross-stream.
Ne feledjük, ez az ezer mérföldes út is egyetlen lépéssel kezdődik. Ne hagyjuk, hogy a bőség zavara megállítson a fejlődés felé vezető úton. Csak kezdjük el valahol, tanuljunk a tapasztalatokból, alkalmazkodjunk, és haladjunk tovább, előre.
Source-to-Pay sorozatunk következő része: