A gyorsan fejlődő üzleti világban az elektronikus beszerzés már nem luxus, hanem szükséglet. Egy e-beszerzési rendszer bevezetése vagy korszerűsítése azonban alapos megfontolást igényel, hiszen tengernyi lehetőség áll rendelkezésre. Az vitathatatlan, hogy az e-beszerzés a biztos kiindulópont, amely az adatgyűjtés alapja, és nélkülözhetetlen ahhoz, hogy bármely modulból értéket lehessen kinyerni. A valódi kihívás viszont a megfelelő megoldás kiválasztásában rejlik – akkor is, ha a szolgáltatók mást állítanak. Ennek az útmutatónak pedig az a célja, hogy irányt mutasson a komplex megoldások között.
Minimális kiindulási alap megállapítása
Az alapvető követelmények meghatározása segít kizárni azokat a megoldásokat, amelyek nem rendelkeznek az elvárt alapfunkciókkal. Ez érvényes a kis, közepes és nagy szervezetekre egyaránt, de nem könnyíti meg a potenciális szolgáltatók azonosítását vagy épp a megfelelő szolgáltató kiválasztását.
Az ajánlatkérés szerepe
Az ajánlatkérés (RFP avagy Request for Proposal) nélkülözhetetlen eszköz. Ha a rengeteg ajánlattevő helyett csak a 3–5 legjobbat vesszük figyelembe, az célzott keresést tesz lehetővé. A kihívás itt a megfelelő lista összeállításában rejlik. Íme néhány eszköz, amely segíthet a legjobb e-beszerzési megoldás megtalálásában.
Eszközök a különböző méretű vállalatok számára
Nagyvállalatoknak: Solution Map a Spend Matterstől
A nagyvállalatok számára, különösen a multinacionális vállalatok esetében, a Spend Matters csapata által összeállított Solution Map (megoldás-térkép) egy átfogó megközelítést kínál. Ez az eszköz elemzi a különböző megoldások technikai képességeit, lehetővé téve a vállalatok számára, hogy az egyedi igényeiknek megfelelően mérlegeljék az opciókat. Különbséget tesz a nélkülözhetetlen ("muszáj, hogy legyen") és az ajánlatos ("jó lenne, ha lenne") funkciók között. Nem tartalmazza az összes lehetséges szolgáltatót, de a nagy multinacionális vállalatokat kiszolgálók többségét igen.
Középvállalkozásoknak: TechMatch a Spend Matterstől
A nagyobb középvállalatoknak a Spend Matters másik gyűjteménye, a TechMatch hatékony kiindulópontot jelenthet a megoldások közötti navigálásban. Ez az eszköz a Solution Mapre épül, és lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a kapcsolódó funkcionális követelményekre összpontosító kérdések megválaszolásával rangsorolják a szolgáltatókat. Ezen kívül, a szolgáltatók kiválasztásának személyre szabottabb megközelítését is lehetővé teszi, figyelembe véve a szervezet egyedi igényeit és specifikációit. A Solution Maphez hasonlóan nem minden szolgáltató szerepel a listán, de egy közepes méretű, elsősorban regionális szervezet számára elég lehetőséget kínál.
Kisvállalkozások: TechMatch vagy alternatív lehetőségek
A kisvállalkozások számára a költségvetés és az egyedi igények döntő fontosságúak. A TechMatch alkalmazása jó eredményt hozhat, de a költségvetési korlátok vagy a kisebb, olcsóbb megoldások iránti törekvés miatt nem mindig a legmegfelelőbb választás. Ezen vállalatoknak újabb, a korlátaiknak és céljaiknak megfelelő megoldásokat kell keresniük. A valóságban a kisebb vállalatok nem feltétlenül engedhetik meg maguknak a TechMatch által lefedett eszközöket, ezért az egyedi helyzetükre szabott alternatív stratégiákat kell keresniük.
A teljes kép
A megfelelő szállító megtalálásának nehézségei nem csupán abban rejlenek, hogy egy ajánlatkéréshez szükséges, szűkített listát kell összeállítani. A kihívás tovább terjed, beleértve a szervezet valós igényeit kielégítő üzleti funkciók és műszaki alapok megértését. A szolgáltatók kiválasztásának körülményei igen összetettek. Vannak, akik előnyösebb pozícióból indulnak, míg mások kifejezetten hátrányos helyzetből, ami bonyolult és nehezen kezelhető szituációt teremt azok számára, akik a megfelelő eszközt keresik.
Összefoglalás
Az e-beszerzésben való navigáláshoz használt eszközök kiválasztásának igazodnia kell a szervezet méretéhez, igényeihez és képességeihez. A nagyobb vállalatok számára előnyösek lehetnek az olyan átfogó kalauzok, mint a Spend Matters által összeállított Solution Map, míg a közepes méretű vállalatoknak a TechMatch lehet a jó választás. A kisvállalkozásoknak pedig meg kell vizsgálniuk az olyan egyedi alternatívákat, amelyek egyaránt megfelelnek az igényeiknek és a költségvetésüknek. A cél, hogy olyan eszközt vagy módszert találjunk, amely személyre szabott, releváns és hatékony megközelítést kínál a vállalatot legjobban szolgáló e-beszerzési megoldás kiválasztásához.
Ha pedig egyszerűbb megoldást keres, a Fluenta kiváló választás lehet. 😉
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: E-beszerzés és a beszállítói kapcsolatok
Következő rész: A legalapvetőbb üzleti modulok