Az építőipar nem az a terület, ahol rögtön a digitális pályáztatás jut az ember eszébe. A hagyományos alapokon nyugvó folyamatok – mint a kockás füzet, az Excel és a telefonhívások – évtizedek óta működnek, és senki nem kérdőjelezi meg őket addig, amíg valaki meg nem mutatja, hogy lehet ezt máshogy is csinálni.
Az Ineton Kft. betonelemgyártással, tervezéssel és kivitelezéssel foglalkozik – egy olyan iparágban tehát, ahol a projektcsapatok mindig az adott munkához igazodnak, a folyamatok pedig rugalmasak, de ritkán strukturáltak. A Gyármentő program adta meg a lehetőséget, hogy ez megváltozzon, ők pedig éltek vele.
Nem saját döntés volt, mégis sajátjukká tették
Istvánt és Andrást, az Ineton Kft. műszaki előkészítőit a Gyármentő program hozta kapcsolatba a Fluenta rendszerével. A cég a Bonafarm-csoport kivitelezési partnere – a közösen született döntés értelmében az alvállalkozók kiválasztása ettől a ponttól a Fluenta pályáztatási folyamatán keresztül történik.
„Nem akartunk lemaradni, nyitottak voltunk az új technológiákra” – mondják. A rendszert nem kényszerként, hanem lehetőségként élték meg – és ez látszik azon is, ahogy a saját folyamataikba integrálták.
Mi volt előtte?
A pályáztatás működött, de nem volt strukturált. Az ajánlatkérések e-mailben mentek, a visszajelzések telefonon jöttek, a dokumentáció szétszórtan landolt – és ha utólag kellett valamit visszakeresni, az mindig rengeteg időt emésztett fel.
Egy ilyen szoftver bevezetése persze nem azt jelenti, hogy egy csapásra megfeleződik az adminisztráció. A Fluenta bevezetésével az előkészítési szakaszban több idő megy el – megfelelő sablonokat kell összerakni, a pályázati csomagot teljeskörűen előkészíteni –, cserébe a tényleges pályáztatás során lényegesen kevesebb az operatív teher. Az összesített folyamat így körülbelül 10–15%-kal gyorsabb lett.
Egyetlen csatorna, kevesebb káosz
Az egyik legkézzelfoghatóbb változás a kommunikációban történt. A korábbi, párhuzamosan futó e-mailes és telefonos egyeztetések helyett kizárólag a Fluenta felületén kommunikálnak a versenyzőkkel – és ezt minden résztvevőtől megkövetelik. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden érintett számára pontosan ugyanaz az információ érhető el, transzparensen.
Aukció: a napelemes projektektől a lakatosmunkákig
Az online aukció mindkét kolléga munkafolyamatainak szerves részévé vált – nemcsak egy-egy kiemelt kategóriában, hanem szinte minden versenyeztetés végén. István esetében a napelemes pályáztatásoknál volt ennek különösen nagy szerepe, míg András több munkanemet is így döntött el: többek között a lakatosmunkákat és a nyílászárók beépítését.
Kiemelkedő, meglepő megtakarítás nem született – mondják egyenesen –, de számukra a stabil, kiszámítható eredmények többet érnek. Egy olyan iparágban, ahol a kiszámíthatóság ritkán adott, ez önmagában komoly értéket képvisel.
Riportok, amelyek tényleg elérhetők
A belső jóváhagyási folyamat is egyszerűsödött. A Fluentán keresztül kinyerhető riportok közvetlenül a vezetőség elé kerülhetnek, így a döntéshozatal gyorsabb, a folyamat pedig átláthatóbb lett. Ami pedig különösen praktikus: a riportok visszamenőleg is bármikor elérhetők és letölthetők, vagyis a korábbi eljárások adatai másodpercek alatt előkereshetők.
Támogatás, ami nem engedi el a kezed
Az ügyfélszolgálati tapasztalatokról szólva az Ineton munkatársai egy fontos részletet emeltek ki: „Amennyiben nem tudták fogadni azonnal a segítségkérésünket, úgy a későbbiekben ők kerestek vissza bennünket, hogy miben tudnak segíteni.” Ez a fajta proaktivitás és elérhetőség gyorsan kiépítette a bizalmat a Fluenta felé.
Mit csinálnának másképp?
Egyértelművé vált számukra, hogy a digitális pályáztatás hatékonyságának záloga a jól és teljeskörűen előkészített pályázati csomag. Ezt az első eljárások során a saját bőrükön tapasztalták meg, és hamar erre helyezték a hangsúlyt. Ha most kezdenék a bevezetést, már az első naptól kezdve ide fektetnének nagyobb energiát.
Egy mondat, ami mindent összefoglal
Ha egy mondatban kellene összefoglalni, mit jelent számukra a rendszer, a válasz egyszerű: összefogott pályáztatás. Egy olyan iparágban, ahol a folyamatok hajlamosak szétesni, a digitális rend jelenti azt a biztos alapot, amire építkezni lehet.