Egy hatékony kiadáselemző rendszer alapvető funkciói és követelményei

Az üzleti és pénzügyi életben a kiadáselemzés döntő szerepet játszik. A "tendereztetéstől a fizetésig" (Source-to-Pay) tartó folyamat részeként a kiadáselemzés megmutatja a potenciális lehetőségeket, és segíti a döntéshozatali folyamatot további modulok bevezetése és integrálása érdekében. Most nézzük meg részletesebben, milyen alapvető funkciókkal kell rendelkeznie egy jó kiadáselemző rendszernek.

A költéselemzési folyamat – az alapok
A kiadáselemzés folyamata öt fő lépésben foglalható össze:

• A releváns adatok kinyerése a megfelelő forrásokból.
• Az adatok betöltése a kiadáselemzési megoldásba (egy kiindulási rendszertan kialakítása).
• Az adatok strukturálása a különböző típusú elemzések megkönnyítéséért.
• Az adatok elemzése és következtetések levonása.
• A felismerések alapján történő cselekvés, beleértve a folyamatok elindítását, az előrehaladás nyomon követését és az elért eredményeket.

Ezzel azonban még nincs vége a folyamatnak. Bár ezek a lépések alkotják a kiadáselemzés gerincét, egy funkcionális és hatékony kiadáselemző rendszerhez hatékonyságra is szükség van.

Betöltés, struktúra, elemzés – mélyebb bepillantás

Betöltés
A kezdeti lépés a nagy adatfájlok zökkenőmentes betöltése és ezen adatok leképezése egy kiindulási rendszertan alapján, amely később az elemzés céljából módosítható. A rendszernek elég intelligensnek kell lennie ahhoz, hogy tanuljon a felhasználó műveleteiből a jövőbeli műveletek javítása érdekében. Ehhez a következőkre van szükség:

• Szabályok: Az alkalmazásnak támogatnia kell olyan szabályokat, amelyek lehetővé teszik a szükségszerűségeken alapuló újratérképezést bizonyos adatértékek azonosításakor. Ezeknek a szabályoknak a későbbiekben könnyen szerkeszthetőnek kell lenniük.
• Hibrid AI: A mesterséges intelligencia elemzi az adatokat és szabályokat javasol a felhasználónak, felgyorsítva a szabálymeghatározást és a feltöltési folyamat során történő leképezést.

Struktúra
Ezután következik az adatok strukturálása. Az alkalmazásnak képesnek kell lennie arra, hogy minden egyes alkalmazott elemzési típushoz egyéni adathalmazt, úgynevezett adatkockát építsen fel, miközben a kocka feltárására, mélyebb elemzésére is kínál lehetőségeket:

• Adatkocka: A rendszernek lehetővé kell tennie egyéni adatkockák létrehozását minden egyes elemzési típushoz.
• Lefúrás: Lehetővé teszi az adatok mélyebb feltárását.
• Szűrő: Segít meghatározni a releváns adatok részhalmazát.
• Nézet: A nézeteknek konfigurálhatónak és testre szabhatónak kell lenniük számítások, lebontások és szűrők segítségével.

Az alkalmazásnak támogatnia kell továbbá a hasonló elemek, például beszállítók, termékek és helyszínek "családba sorolását", valamint a gyermek szervezetek (pl. leányvállalatok) szülő szervezet (pl. anyavállalatok) alá sorolását.

Elemzés
Az adatok strukturálása után a következő fázis maga az elemzés. Ez a következőket foglalja magában:

• Számítások: Ezek segítik az adatok összegzését.
• Mérőszámok: Összehasonlítási alapot biztosítanak az adatokhoz.
• Riportok: Az alkalmazásnak könyvjelzőzhető nézeteket kell biztosítania, amelyek az éppen szükséges, megfelelő összefoglalókat mutatják.
• Integrációs pontok: Az alkalmazásnak biztosítania kell a kapcsolódást külső algoritmusokhoz és könyvtárakhoz a különböző előrejelzések készítéséhez, trendelemzéshez stb.

A hatékonysági tényező
Végezetül beszéljünk a legfontosabb elemről, amely mindent összetart – a hatékonyságról. Itt a kulcs annak biztosítása, hogy a rendszer ne igényelje minden egyes adatfrissítés vagy átminősítés alkalmával az egész folyamat megismétlését. A rendszernek meg kell őriznie a korábbi műveleteket, azonosítania kell az adatváltozásokat és az új adatokat, és zökkenőmentesen integrálnia kell ezeket.

Ideális esetben a rendszer támogatja az "öröklődést", ahol minden felhasználó adatkockája egy másik rendszerkocka vagy a mesterkocka alárendelt eleme, "alkockája". Ez a funkció lehetővé teszi a változások automatikus átvitelét anélkül, hogy a felhasználónak bármilyen erőfeszítést kellene tennie; mindez exponenciálisan hatékonyabbá teszi a kiadáselemző rendszert.

Összefoglalva, a kiadáselemzés nem csak az adatok kinyeréséről, betöltéséről, strukturálásáról, elemzéséről és az ezeken alapuló cselekvésről szól, hanem arról is, hogy mindezek mellett a hatékonyságra is odafigyeljünk. A jelenlegi piacon csak néhány kiadáselemző rendszer kínál lehetőséget a teljes vagy részleges öröklődésre, ami az alkalmazandó megoldás kiválasztásakor döntő tényező. Ügyelni kell arra, hogy olyan rendszert válasszunk, amely megfelel az itt megemlített összes fontos követelménynek, mivel nem minden piaci megoldás egyenlően hatékony.