Előző blogbejegyzésünkben részletesen megnéztük hogyan válasszunk a számunkra megfelelő költéselemző rendszert. Összeállítottunk egy rövid ellenőrző listát is a kiválasztás megkönnyítéséhez.
- Határozza meg az igényeit: Ismerje meg a vállalata konkrét kiadáselemzési igényeit. Határozza meg, hogy egyetlen átfogó megoldásra vagy két egymást kiegészítő rendszerre van-e szüksége – egy központosított rendszerre az adattároláshoz és egy önálló rendszerre a szabad elemzéshez.
- Vizsgálja meg a szolgáltatók kínálatát: Szánjon időt a különböző szolgáltatók felkutatására. Keressen információkat a Sourcing Innovation, a Spend Matters Pro vagy a Gartner Cool Vendors írásaiban. Tartsa szem előtt, hogy a szolgáltatók mérete, szolgáltatási kínálata és fókuszterületei eltérők.
- Elemezze a szolgáltatók kínálatát: Értékelje a szolgáltatókat a funkciókínálatuk, e funkciók mélysége és testreszabási lehetőségeik alapján. Vegye figyelembe a más modulokkal való integrációjukat is, valamint azt, hogy hogyan illeszkednek az Ön szervezeti igényeihez.
- Vegye figyelembe a Source-to-Pay képességeket: Vegye figyelembe, hogy a szolgáltató kínál-e átfogó Source-to-Pay lehetőségeket, beleértve a beszerzések, a szállítók és a szerződések kezelését, az e-beszerzést és/vagy az e-számlázást/számlától fizetésig terjedő folyamatokat.
- Kérjen szakértői véleményt: Ha kihívást jelent Önnek a szállítók listájának leszűkítése, fontolja meg, hogy szakértő segítségét kéri, aki az Ön egyedi követelményei alapján tud Önnek útmutatást adni.
- Határozza meg a fókuszterületet: Ha szervezetének jelentős marketing, jogi vagy SaaS-kiadásai vannak, vegye figyelembe az ezekre a területekre szakosodott szolgáltatókat.
- Végezzen részletes elemzést: Elemezze alaposan a kiadásokat, folyamatokat és igényeket. Ez segít a potenciális megoldások jobb megítélésében.
- Kérjen szakmai segítséget: Ha igényeinek és folyamatainak elemzése ijesztőnek tűnik, fontolja meg, hogy szakember segítségét kéri a hiányosságok elemzéséhez és az RFI-k elkészítéséhez.
- Fontolja meg a végrehajtási stratégiát: A Source-to-Pay minden különböző modulja fontos. Mivel azonban nem lehet mindet egyszerre megvalósítani, a kiadások elemzéséből nyert információk alapján tervezze meg, hogy melyik modult mikor vezeti be.
- Stratégiai beszerzés-, szerződés- és szállítókezelés: Értékelje ezeket a szempontokat kritikusan, figyelembe véve, hogy melyik milyen szerepet játszik a kiadáskezelési stratégiájában. Míg a stratégiai beszerzés azonosítja a megtakarítási lehetőségeket, addig a szerződések garantálják azokat. A hatékony beszállítói menedzsment pedig biztosítja ezen megtakarítások megvalósulását.
Ne feledje, hogy a legjobb kiadáselemző rendszer kiválasztása egy folyamat. A megfelelő megoldás megtalálásához a szorgalmas kutatás, az átgondolt elemzés és a stratégiai döntéshozatal kombinációjára van szükség.
