Képzeljék el, hogy van két beszerzési osztály. Az egyikben a kollégák még mindig e-mailekben küldözgetik a tendereket, Excelben számolgatnak, és a szerződéseket papíron tologatják. A másikban pedig már AI asszisztens segít az ajánlatok elemzésében, automatizált rendszerek követik a szállítói teljesítményt, és a számlák maguktól párosulnak a megrendelésekkel. Ez nem egy jövőkép – ez a magyar beszerzés jelene.
A beszerzési szakma jelentős átalakuláson megy keresztül világszerte. Az MLBKT-val közösen végzett átfogó felmérésünk érdekes képet fest arról, hogy hol tart most a magyar beszerzés ezen az úton. Az eredmények szerint miközben egyes területeken már jelentős előrelépés történt, számos kihívással is szembe kell néznünk.
Friss kutatásunk 77 beszerzési szakember válaszain alapul, többségében 500, gyakran 1000 fő feletti nagyvállalatoktól. Ez azért kulcsfontosságú, mert széles a megkérdezettek spektruma, de látszik, hogy a trendeket a gyártó és az energiaszolgáltató cégek diktálják.
Szervezeti háttér és alapvető digitalizáció
A felmérésben résztvevő vállalatok többsége (jellemzően 500-1000 fős létszámmal) már elindult a digitalizáció útján.
Az adatok alapján:
● 85% részben vagy teljesen központosított beszerzési szervezettel rendelkezik
● A beszerzési osztályok átlagos mérete 5-15 fő között mozog, bár egyes szektorokban (energia, oktatás, építőipar) akár az 50 főt is elérheti
● 32% már teljesen központosított beszerzési rendszerben dolgozik
● Ugyanakkor 43% még mindig vegyes megoldásokat alkalmaz (rendszer + Excel + e-mail)
● 6% egyáltalán nem tervezi beszerzési rendszer bevezetését
A mindennapi gyakorlat ellentmondásai
Érdekes kettősség figyelhető meg a napi működésben:
● Bár sok helyen van már beszerzési rendszer, a válaszadók 80%-a még mindig rendszeresen használ e-mailt tendereztetéshez
● A telefon a második leggyakrabban használt kommunikációs eszköz
● Az ajánlatok kiértékelésénél 73% nem használ semmilyen szoftveres támogatást
● A szállítói minősítés területén is van még teendő: 33% egyáltalán nem végez szállítói minősítést, és csak 23% használ erre dedikált rendszert
A szerződéskezelés területén sem jobb a helyzet. A válaszadók 53%-ánál nincs elektronikus rendszer a szerződések kezelésére. Ahol van ilyen rendszer, ott is csak 8% rendelkezik beépített elektronikus aláírási lehetőséggel. Jó hír, hogy 83%-uknál legalább van egy közös platform, ahol a különböző szervezeti egységek láthatják a szerződéseket.
A megrendelések világában jobb a helyzet:
● 81% használ valamilyen elektronikus rendszert
● 67%-nál elektronikus a jóváhagyás, és a rendszeren belül történik
● A szállítók 42%-a rendszeren kívül igazol vissza
● 53%-nál hiányzik a beszerzési katalógus
● Mindössze 11%-nál automatikus a számlakezelés
Az AI használata és automatizáció
Az AI használata terén jelentős a lemaradás a nemzetközi trendekhez képest. Felmérésünk eredményeit a Deloitte szintén 2024-es "AI a beszerzésben" kutatásának eredményeivel is összehasonlítottuk, ahol körülbelül 100 CPO-t kérdeztek meg a téma kapcsán. A különbség döbbenetes.
A Deloitte nemzetközi felmérése szerint a beszerzési vezetők 92%-a tervezi AI megoldások bevezetését 2024-ben, míg a magyar helyzet ettől jelentősen elmarad, nem csak a tervezésben, de a használatban is.
A globális felmérés szerint a CPO-k:
● 92%-a tervez 2024-ben generatív AI bevezetést
● 38%-a már használja költség- és költéselemzésre
● 19%-a alkalmazza RFI/RFQ/RFP folyamatokban
AI-használati gyakoriság Magyarországon:
● 56% egyáltalán nem használ AI megoldásokat
● 32% alkalmanként használja
● 10% használja rendszeresen
Válaszadóink leggyakrabban fordításra és kommunikációra, adatelemzésre, illetve tartalomgyártásra használják a mesterséges intelligenciát.
Az automatizáció fő akadályai
A felmérés számos olyan területet azonosított, ahol jelentős fejlesztésre van szükség. A legnagyobb kihívások:
1. A szakemberek képzésének hiánya (82% nem kap AI vagy automatizáció témájú képzést)
2. A digitalizációs célok és mérőszámok hiánya (52%)
3. Az előrejelzések használatának hiánya (42%)
4. A teljesítménymérési rendszerek hiánya (40%)
A CPO-k a nemzetközi felmérésben is további jelentős akadályokat fogalmaztak meg:
● Belső IT és AI-képességek hiánya – a tudáshiány, illetve a releváns tudás megszerzésének nehézsége
● Cégen belüli adatminőség problémája – ezzel Magyaroroszágon is nagyon kevesen foglalkoznak rendszeresen.
(A válaszadók 42%-a csak "néha" végez adattisztást a rendszereikben.)
● Adatvédelem és -biztonság kérdései – fontos kockázati tényező, de az AI-eszközök vállalatokon belüli elterjedésével ennek veszélye egyre csökken; ez lászik a nemzetközi felmérés eredményeiből is.
● Tehetségek és készségek korlátozott elérhetősége – globális hiány van az AI-szakértőkből, ezért egyre nehezebb a megfelelő munkatársak felvétele és megtartása.
Mit tehetünk?
A felmérés eredményei alapján négy kulcsterületen szükséges előrelépés:
1. Alapvető digitalizáció implementálása: A papíralapú és e-mailes folyamatok kiváltása integrált rendszerekkel még mindig nem teljeskörű.
2. Képzési programok indítása: Az AI és automatizációs kompetenciák fejlesztése kritikus fontosságú.
3. Adatminőség javítása: Az adattisztítás és -karbantartás rendszeressé tétele elengedhetetlen az adatalapú működéshez, ami az AI és automatizálási eszközök alapja. E nélkül nincs jól működő AI a szervezeten belül.
4. Teljesítménymérési rendszerek bevezetése: Világos KPI-ok meghatározása szükséges a digitalizáció területén is a vezetőknek és beszerzőknek is, minden szinten.
Összegzés
A felmérés eredményei azt mutatják, hogy bár elindult a digitális átalakulás a magyar beszerzési szektorban, még számos területen van szükség fejlődésre. Bizakodásra ad okot, hogy a szakma nyitott a változásra – ezt jelzi, hogy a válaszadók 68%-a érdeklődik a folyamatfejlesztési lehetőségek iránt.
Meg kell értenünk, hogy ez nem csak technológiai, hanem kulturális változás is. Azokban a szervezetekben, ahol a beszerzési vezető rendszeresen foglalkozik az automatizálási lehetőségekkel, sokkal gyakoribb az AI-eszközök használata is.
A jövő beszerzése nem a végtelen e-mail láncokban és Excel táblákban rejlik. A jövő az intelligens automatizációban, az adatvezérelt döntéshozatalban és a stratégiai tervezésben, partnerkapcsolatokban van.
A következő időszak kulcskérdése lesz, hogy a magyar beszerzési szervezetek hogyan tudják megteremteni az egyensúlyt a napi működés hatékonysága és az új technológiák bevezetése között. A sikeres átalakuláshoz elengedhetetlen lesz a megfelelő képzések biztosítása, a technológiai infrastruktúra fejlesztése, és mindenekelőtt a vezetői elkötelezettség a digitális transzformáció mellett.
