A beszerzés összetett világában a szerződéskezelés fontosságát gyakran figyelmen kívül hagyják. Mégis, ahogy a szervezetek a gazdasági volatilitással és a technológiai kihívásokkal küzdenek, egyre nyilvánvalóbbá válik a szerződésmenedzsment központi szerepe.
Miközben sok szervezet küzd azzal, hogy átfogó folyamatot alakítson ki a beszerzési igény felmerülésétől kezdve annak kifizetésig (Source‑to‑Pay), az infláció és a világjárvány okozta értékesítési hatások miatt a korszerűsítés mostanra sürgetővé vált. A hatékony beszerzési technológiára való áttérés azonban rengeteg kihívással jár, mint például a jelentős adatigény, a felhasználók képzése, az azonnali érték iránti igény és a felhasználói elégedettség biztosítása.
Az legjobb kiindulópont az e‑beszerzés, mivel a Source‑to‑Pay folyamat ezen eleme képes a lényeges kiadási adatok rögzítésére. Ennek bevezetését követően javasolt, hogy a kiadáselemzés következzen, mivel ez képes azonosítani a legnagyobb lehetőségeket és előrevetíteni a további lépéseket.
A következő kulcsfontosságú lépés a szállítómenedzsment, mivel lényegében minden Source-to-Pay funkció magában foglalja a beszállítókkal való interakciót. Ezután – bár kezdetben talán ellentmondásosnak tűnhet – a stratégiai beszerzés helyett a szerződéskezelést kell előtérbe helyezni.
Ha jobban belemerülünk a szerződésmenedzsmentbe, nyilvánvalóvá válik, hogy nem mindenhol alkalmazzák egységesen. Tekinthetünk rá úgy, mint a folyamat egyes aspektusainak árnyalt összeolvadására – a kezdeti tárgyalási szakasztól kezdve a szerződések elemzésén át egészen azok hosszú távú kezeléséig. A közös kihívás azonban abban rejlik, hogy a szállítók hajlamosak dominánsan csak az egyik területre specializálódni: vagy a tárgyalásra, vagy az elemzésre, vagy a nyomon követésre.
A meglévő szerződések és beszerzések kiemelik a modern szerződéséletciklus-menedzsment (Contract Lifecycle Management, CLM) szükségességét, mivel a szervezetek küszködnek a szerződések nyomon követésével, a kötelezettségek megértésével, az árképzés eszkalációjának ismeretével és az új szerződések hatékony megtárgyalásával.
Maga a szerződésmenedzsment ugyan nem fed fel jelentős lehetőségeket, de enélkül a stratégiai beszerzésből származó megtakarítások talán soha nem valósulnak meg. Ezért a hatékony szerződéskezelés a zökkenőmentes átfogó beszerzési folyamat alapköve. A kihívások ellenére a megtakarításokban és a hatékonyságban megnyilvánuló megtérülés miatt megéri ezt az utat megtenni.
Bár hatalmas kihívást jelenthet átlátni azt, hogyan alakul ki a beszerzési technológiák bevezetési sorrendje, de a bennük rejlő lehetőségek teljes kiaknázásához elengedhetetlen ez a tudás. Még ha talán kevésbé magától értetődő is a szerződéskezelés jelentősége a Source-to-Pay felé vezető úton, mindenképpen fontos szerepe van a bevezetés sorrendjében.
Source-to-Pay sorozatunk további részei
Előző rész: Költségelemzés
Következő rész: Szerződésmenedzsment: Tárgyalási alapeszközök