A COVID-19 világjárvány az üzleti élet minden területén zavarokat okozott; ez változást és alkalmazkodást tett szükségessé a különböző ágazatokban. Az egyik ilyen terület, amely jelentős átalakuláson ment keresztül, a vállalkozások számlázási osztálya. Az Ardent Partners Accounts Payable Metrics that Matter in 2023 című, a számlázás mérőszámairól szóló kutatása szerint, ahogy a szervezetek igyekeztek alkalmazkodni a távoli munkavégzéshez és a változó piaci dinamikához, a számlázási osztályok a digitális forradalom középpontjában találták magukat.
Az automatizálás beköszönte
A COVID előtt a számlázási műveletek automatizálásának alkalmazása fokozatosan gyorsult. A világjárvány azonban jelentősen felerősítette ezt a tendenciát, és az automatizálás luxusnak tekintett lehetőségből az üzleti túlélés alapvető követelményévé vált. Ma már a szervezetek 64%-ánál tapasztalható a számlázási munkafolyamatok automatizálása, ezt követik a szállítói portálok 58%-kal és az elektronikus számlázási megoldások 57%-kal. Ezek az eszközök átformálják a számlázási területet, ami nagyobb hatékonyságot, kevesebb hibalehetőséget és jobb beszállítói kapcsolatokat eredményez.
A számlázásban felmerülő kihívások
Bár az automatizálás előnyei jelentősek, a váltás nem mentes a kihívásoktól. A magas számlafeldolgozási költségek, a meghosszabbodott ciklusidők és a számlákkal kapcsolatos kivételek magas száma továbbra is jelentős problémát jelent. Ezen túlmenően a manuális folyamatokra való hagyatkozás sokak számára sebezhető pontnak bizonyult, mivel hibákat és működési zavarokat okoz, amelyek csökkentik a számlázási osztályok általános hatékonyságát.
A kihívások lehetőségekké alakítása
E kihívások ellenére a világjárvány lehetőséget kínált a számlázási osztályok újragondolására és átértékelésére. A hangsúly a költséghatékonyságra, az automatizálásra, az integrációs lehetőségekre, valamint a növekvő mennyiségek és összetettségek kezelésének képességére helyeződött át.
A nehézségekkel szemben a számlázás megmutatta rugalmasabb oldalát, és nem csak fenntartotta funkcióját, hanem stratégiai erőforrássá is vált a szervezeten belül. A számlázást back-office feladatkör helyett ma már a pénzügyi döntéshozatalt segítő és a beszállítói kapcsolatokat javító, lényegre törő adatok mozgatórugójának tekintik.
Új készségek és szerepek alkalmazása
E stratégiai szerep betöltéséhez a számlázási szakembereknek gyorsan új készségeket kellett alkalmazniuk és tovább fejleszteniük. Ez magában foglalja teljes szervezetük megértését, a csalások felderítésére és mérséklésére irányuló erőfeszítések vezetését, a számlázási jelentések és elemzések bővítését, valamint az ügyfélszolgálati gondolkodásmód átvételét.
A számlázási osztály a tranzakciók feldolgozásán túl az üzleti célkitűzések stratégiai támogatójává vált. Ez a fejlődés megkövetelte, hogy a számlázási menedzserek és vezetők folyamatosan értékeljék és fejlesszék csapatuk készségeit és kompetenciáit, biztosítva ezzel folyamatos relevanciájukat és értéküket az átalakult üzleti környezetben.
A számlázás jövője a pandémia utáni világban
Ahogy a szervezetek a világjárványon túlra tekintenek, a hangsúly a számlázási osztályok jövőjére helyeződik. A jövő a teljes ePayables (elektronikus fizetési) keretrendszer automatizálásában, a legfontosabb érdekelt felekkel való szorosabb együttműködésben és potenciálisan egyetlen P2P funkcióban rejlik.
A számlázási osztályok újbóli előtérbe kerülésével a számlázást tökéletesítő szervezetek előtt lehetőség nyílik arra, hogy jelentős teljesítménynövekedést érjenek el. A piaci bizonytalanság és a további pénzügyi nyomás közepette a számlázás kiváló ismerete – az automatizálástól indulva és a széles körű jártasságra építve – utat kínál a magas hozzáadott érték és a versenyelőny eléréséhez.
Bár a COVID-19 járvány kétségtelenül hatalmas fennakadásokkal járt, egyben katalizátorként is szolgált a változáshoz, különösen a számlázási szektorban. Az alkalmazkodás és a fejlődés szükségessége élesebb fókuszba helyezte a számlázási osztályokat, és tisztán operatív szerepből stratégiai fontosságúra emelte őket. Ahogy a világ a fellendülés felé halad, azok a szervezetek fognak tudni az új világrendben boldogulni, amelyek továbbra is befektetnek a számlázási osztályukba.
