2024. januárban volt két éve annak, hogy elindult az Audax Renewables Kft. és a Fluenta Europe közös projektje. Az elmúlt két esztendő tapasztalatairól Nemes Henriettával, az Audax Renewables Kft. beszerzőjével beszélgettünk.
Tavaly beszélgettünk utoljára, akkoriban kezdtek el együttműködni a Fluentával, ami ráadásul egybeesett az E.ON-ról történő leválásukkal, ami ugye igen nagy átalakulást jelentett.
Igen, akkor, amikor az interjú készült, már a bevezetésnél tartottunk, sőt, átadásra is került a rendszer. 2021-ben döntöttünk a Fluenta mellett, 2022-ben kezdtük el a bevezetést, ez a folyamat október táján fejeződött be.
Abban az interjúban említette, hogy jelentős kihívást jelentett a cég önállósodása. Voltak olyan korábban keletkezett adatok, amelyekhez hozzá sem fértek. Sikerült ezeken a problémákon úrrá lenni?
A múltbeli adatok, szerződések átadása nyilván egy komoly feladat volt. Hozzáteszem, a mi oldalunkról is volt egy egyfajta tapasztalatlanság, de úgy gondolom, hogy elég jól tudtuk venni az akadályokat, és nagyon sokat segített ebben a Fluenta.
Egyébként a szervezeten belül más csapatok is elismerik, hogy a Fluenta milyen értékes támogatást nyújt. Így például a szerződéskötési folyamatban, ahol egy jogász, egy adatvédelmi tisztviselő, a pénzügy, és persze a szakmai terület is átnézi a szerződést. Ezek a folyamatok korábban emailben zajlottak, aztán rájöttünk, hogy a leghatékonyabb épp az lenne, ha az egész folyamatot a Fluenta rendszerében vinnénk végig. Az egymással történő emailezgetés helyett immár ezen a szisztémán belül dolgoznak a kollégák. Most már teljesen így működünk: amint a beszerzés jóváhagyja a szerződést, az továbbmegy a jogi osztálynak, majd az adatvédelmi tisztviselőknek, majd az egyéb szereplőknek, akiknek részt kell vennie a jóváhagyásban.
Ez sokkal gördülékenyebbé tette a munkát. Egyrészt nem kell az emailben keresgélni, hogy most kinél áll a szerződés, esetleg a másik továbbküldte-e már vagy sem. Másrészt egy rendszerben tudjuk kezelni a feltöltött szerződéseket, kivéve néhány terület szerződéseit, ahol érzékeny adatok vannak. Ezt nagyon kedvelik a kollégák, hiszen egyrészt felgyorsítja, hatékonyabbá teszi a munkát, másrészt kereshetővé is teszi a szerződéseket. Ez nagy előny például egy audit esetében, ha valakinek gyorsan kell megnéznie egy részletet egy szerződésből, akkor azonnal hozzá tud férni: akár a jogászok, akár az adatvédelmi tisztviselők, vagy akár maga az igénylő terület. Egy pár kattintás, és máris hozzáférünk a dokumentumokhoz. Ráadásul a Fluenta rendszere mindent ellát időbélyeggel, így visszakövethető, ki, mikor fért hozzá, ki volt az, aki belenyúlt egy szerződésbe, vagy folyamatba.
Ha összefutna valakivel az utcán, és az illető megkérdezné, milyen a Fluentával dolgozni, de csak pár mondatnyi ideje lenne ezt kifejteni, mit mondana?
Mindenekelőtt azt, hogy nagyszerű az ügyfélkiszolgálás. Az első perctől kezdve a mai napig maximális támogatást kapunk a Fluentától, minden igényünknek igyekeznek eleget tenni, minden kérdésünkre választ adni. Ha szükséges, tanácsot is adnak, ami nekünk az elején, amikor még kicsit "zöldfülűek" voltunk, nagy segítséget jelentett. A mai világban nagyon komoly érték, ha valóban odafigyelnek az ügyfélre, nem teszik rá két perc után a telefont, nem szabadulni igyekeznek tőle, hanem megoldani a problémáját. Pár nappal ezelőtt, egy céges rendezvényen is szóba került a Fluenta, és a partnereinknek is hasonlóan kiváló tapasztalataik vannak a csapatukkal.
Nemes Henriettával készült interjúnk második részét itt olvashatja.
